С развитием бизнеса в компании появляется больше сотрудников, и процессы усложняются. Например, сложнее становится отслеживать выполнение регламентов в разных отделах, эффективность и мотивацию сотрудников, отследить взаимодействие разных подразделений. Корпоративный портал помогает отслеживать выполнение задач и другие метрики в едином пространстве. В том числе такой инструмент становится одним из инструментов повышения мотивации сотрудников и снижения текучести кадров.

Корпоративные порталы для сотрудников — это возможность создать единую базу данных для онбординга и обучения сотрудников, упростить горизонтальные и вертикальные коммуникации, автоматизировать рутину. В этой статье расскажем, что делает корпоративный портал мощным драйвером для повышения эффективности бизнеса, какая у него может быть функциональность и как его разработать. Материал будет полезен руководителям среднего и крупного бизнеса или представителям HR-отделов, которые хотят сделать процессы прозрачнее, производительнее и при этом не упускать ключевых сотрудников.

Корпоративный портал: новая тенденция в HR

После эпохи COVID-19 компании перешли в цифровые пространства, и появились корпоративные порталы как аналог общению в социальных сетях и переход от бумажных или Excel-таблиц к централизованной базе данных. Последние тенденции в HR показывают, зачем компании используют корпоративные порталы — в первую очередь для создания сильного HR-бренда и привлечения талантов.

Простой доступ к информации

Корпоративный портал для сотрудников — это единый цифровой центр, объединяющий всю важную информацию компании в одном месте. Пользователи могут легко получить доступ к необходимым документам, политикам, инструкциям и обновлениям с любого устройства. Работа с актуальными материалами через внутрикорпоративный портал снижает путаницу при обновлении версий документов и повышает производительность.

Оптимизация бизнес-процессов

Объединяя различные бизнес-приложения и процессы на единой платформе, корпоративный портал компании упрощает повседневные операции. Сотрудники могут получить доступ к системам управления персоналом, инструментам учёта расходов и ПО для менеджмента проектов без необходимости переключаться между разными интерфейсами. Например, внедрение корпоративного портала позволяет автоматизировать процесс адаптации новых сотрудников. Так он помогает им быстро заполнять необходимые документы, получать доступ к обучающим материалам и легко связываться с коллегами.

Удобная коммуникация

Корпоративный портал компании делает удобным даже взаимодействие между командами, работающими удалённо или из разных регионов. Возможности совместного редактирования документов, чаты в реальном времени и видеоконференции способствуют формированию сплочённой рабочей атмосферы в цифровом пространстве.

Например, мы разработали корпоративный портал для KFC. Его основной модуль — система дашбордов и отчётов, которая агрегирует в режиме реального времени все чеки из ресторанов. Это помогает менеджменту принимать взвешенные управленческие решения, настраивать и адаптировать процессы. Среди доступных метрик: товарооборот, средний чек, количество транзакций, рейтинги категорий блюд относительно общего числа продаж, показатели производительности сотрудников и анализ выполнения KPI.

Усиление бренда и корпоративной культуры

Корпоративный портал помогает создать сильный HR-бренд компании. В нём сотрудники обмениваются опытом, получают поддержку, обучаются и просто ощущают себя ценными для компании. Это даёт следующие преимущества:

• Низкую текучесть кадров и экономию на привлечении новых сотрудников.
• Более высокий уровень лояльности и мотивации сотрудников, которым интересно оставаться в компании и помогать ей развиваться.

Как итог, сотрудники вносят больше вклада в компанию, повышают её прибыль и приводят к достижению целей — как бизнеса, так и сотрудников.

Фирменный стиль и ключевые элементы айдентики компании во внутрикорпоративном портале помогают сотрудникам почувствовать свою причастность ценностям и процессам. Организация может размещать новости и истории успеха сотрудников, чтобы все пользователи были в курсе её миссии и были вовлечены в общее дело.

Какие бывают корпоративные порталы

При выборе корпоративного портала перед компанией всегда встаёт вопрос: использовать ли готовые решения или заказывать кастомную разработку, с адаптацией под специфические потребности бизнеса? Ответ зависит от размера команды компании, настроенных процессов и бюджета. Покажем на примерах.

Популярные коробочные решения

Готовые решения отличаются быстрым развёртыванием и относительно низкой стоимостью. Однако компаниям со сложными внутренними процессами и обширными требованиями к кастомизации такие решения могут не подойти.

SharePoint. Универсальная платформа от Microsoft для создания внутрикорпоративных порталов и совместных рабочих пространств. Предлагает широкий спектр возможностей для управления документами, совместной работы и интеграции с другими продуктами Microsoft.

Bitrix24. Комплексная система, объединяющая управление проектами, CRM и инструменты для коммуникации. Подходит для компаний, желающих получить все инструменты в одном решении, включая корпоративный портал для сотрудников, CRM и социальную сеть.

Jive. Платформа, ориентированная на повышение вовлечённости сотрудников и оптимизацию коммуникаций. Предоставляет интерактивные механики для обмена знаниями, совместной работы и развития корпоративной культуры.

Кастомная разработка

Если готовые решения не полностью соответствуют потребностям компании, кастомная разработка корпоративного портала будет лучшим выбором.

Персонализированные возможности. Индивидуальные решения включают именно те инструменты, которые необходимы компании, обеспечивая конкурентное преимущество в своём сегменте. Например, интеграцию с нужными базами данных или детальный мониторинг процессов.

Адаптивность и масштабируемость. Системы на заказ создаются с учётом перспектив роста и расширения конкретного бизнеса. Это делает их гораздо более гибкими, чем коробочные решения. Не смотря на более высокую стоимость, такое решение в итоге окупается за пару лет.

Ключевые возможности корпоративного портала

В то время как финальный набор всех инструментов корпоративного портала определяется спецификой бизнеса, некоторые возможности системы необходимы практически всем организациям.

Управление документами

Функциональность управления документами включает не только удобную загрузку и хранение файлов (соглашений с контрагентами, договоров с сотрудниками и так далее) на корпоративный портал, но и обеспечение их безопасности. Пользователи могут легко находить нужные документы по метаданным и ключевым словам, а также отслеживать изменения, внесённые другими, с помощью контроля версий. Это упрощает документооборот и повышает эффективность работы.

Например, разработанное нами приложение для производства металлоконструкций упростило процесс отслеживания этапов изготовления изделий. Инженеры могут быстро получить всю информацию о каждом изделии в приложении, отсканировав DATAMATRIX-код. В результате сотрудники стали тратить значительно меньше времени на рутинные процессы документации , фокусируясь на профильных задачах. В результате сбор и обработка отчётности стала на 40% быстрее, а информация в цех передаётся в 15 раз быстрее.

Инструменты для командной работы

Для команд, члены которых работают из разных локаций, крайне важно иметь возможности для комфортной совместной работы над проектами и управления задачами в реальном времени. Корпоративный портал компании должен предоставлять инструменты, позволяющие всем участникам проекта оперативно обмениваться информацией, координировать действия, синхронизировать календарь встреч и отслеживать сроки выполнения задач.

Например, корпоративная социальная сеть VK People Hub объединяет возможности для совместного ведения проектов, обмена новостями внутри команды, а также персональных блогов. Платформа также предлагает множество решений для автоматизации HR-процессов, включая модули для управления персоналом, адаптации, оценки, развития и карьерного планирования. VK People Hub интегрируется с ведущими системами кадрового учёта и масштабируется под требования компаний различных размеров, обеспечивая непрерывный процесс развития кадров.

Настраиваемый мониторинг

Кастомизируемые дашборды для отслеживания показателей работы сотрудников — важный элемент корпоративного портала. Желательно, чтобы они поддерживали гибкую настройку отображения информации в зависимости от роли и предпочтений пользователя. Например, руководитель проекта может видеть сводки по текущим проектам, ключевые показатели эффективности и уведомления о сроках, в то время как сотруднику отдела поддержки доступны только список текущих запросов от клиентов и обновления базы знаний.

Безопасность и управление доступом

Защищённость корпоративного портала является критически важным аспектом, поскольку такие платформы обрабатывают конфиденциальную информацию и персональные данные. Важно использовать надёжные механизмы шифрования и аутентификации. Например, двухфакторную аутентификацию (2FA), которая значительно уменьшает риск несанкционированного доступа. Гибкая настройка прав пользователей позволяет администраторам сделать так, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к тем ресурсам, которые необходимы ему в работе.

Этапы разработки корпоративного портала

Рассмотрим основные этапы создания мобильного или веб-приложения корпоративного портала.

Бизнес-анализ и планирование

На первом этапе необходимо чётко определить, какие задачи и проблемы бизнеса должен решать корпоративный портал. Для этого:

• Проводятся интервью с заинтересованными сторонами — представителями отделов, которые будут пользоваться порталом.
• На основании работы аналитиков составляется документ с функциональными и нефункциональными требованиями к приложению, включая интеграции с существующими системами, требования к безопасности, масштабируемости и удобству использования.
• Составленные требования используются при разработке предварительного плана проекта с оценкой необходимых ресурсов, бюджета и сроков реализации.

Разработка MVP

Создание минимально жизнеспособного продукта (MVP) с ключевой функциональностью позволяет на ранних этапах проверить гипотезы, выдвинутые на этапе анализа. Ранний релиз также позволяет собрать обратную связь от реальных пользователей. Внесение корректировок на этом этапе будет менее затратным, чем на более поздних стадиях реализации.

Например, при создании мобильного приложения для производства металлоконструкций, мы разработали MVP проекта всего за 3 недели, опередив запланированный срок в 1 месяц. Это позволило менеджеру департамента цифровизации представить результаты на квартальном отчёте вовремя и получить одобрение на дальнейшее развитие проекта.

UX/UI-дизайн

Понятность и удобство интерфейса корпоративного портала играют не меньшую роль, чем дизайн программ, которыми пользуются клиенты. Ведь сотрудникам предстоит пользоваться порталом ежедневно. На этапе UX/UI-дизайна команда разрабатывает внешний вид интерфейса портала. Учитывается удобство использования, интуитивность навигации и соответствие корпоративным стандартам и требованиям.

При создании мобильного приложения для строительства Петрович.BRO мы придерживались правила, что функциональность корпоративного портала определяет его внешний вид. В данном случае простой и понятный дизайн был критически важен. Так как в строительстве фигурирует множество цифр, адресов, названий, сложный интерфейс сделал бы приложение неудобным для работы «в полях». Наш подход оценила команда заказчика, а проект продолжает расти и совершенствоваться.

«Отмечу дизайн приложения. Ребята мастерски изменили структуру отображения элементов, что сделало работу через мобильное приложение не менее удобной, чем через веб-версию. Во-вторых, связать объекты и сметы оказалось отличной идеей, ещё до выхода приложения мы воплотили её в вебе.»

Анна Белик, руководитель по продукту Петрович.BRO

Разработка

Этап непосредственно разработки включает фронтенд-разработку пользовательского интерфейса и бэкенд-разработку — создание серверной части приложения, обеспечивающей обработку данных, логику работы и взаимодействие с базами данных и внешними системами.

Тестирование

Этап включает проверку работоспособности всех механик портала, оценку защищённости системы от потенциальных угроз и уязвимостей, а также тестирование производительности. Мы используем ручные и автоматические тесты и проводим их параллельно с процессом разработки, что снижает time-to-market всего проекта.

Внедрение и развёртывание

Когда приложение готово к использованию, нужно подготовить инфраструктуру: настроить серверы, базы данных и необходимые интеграции. Этап также включает перенос существующих данных в новый корпоративный портал, обеспечение их целостности и корректности.

Обучение пользователей

Для эффективной работы сотрудников разрабатывается пользовательская документация: руководства и инструкции, описывающие основную функциональность и способы её использования. В зависимости от сложности решения могут потребоваться тренинги и семинары, объясняющие особенности работы с новым корпоративным порталом для сотрудников.

Поддержка и обслуживание

После релиза важно организовать мониторинг работы портала и его регулярное обновление: добавление новых механик и адаптацию к изменяющимся требованиям бизнеса.

Техническую поддержку и улучшение продукта может осуществлять как внутренняя команда, так и внешний подрядчик. Мы предлагаем услугу технической поддержки в рамках SLA, а при передаче системы другой команде собираем подробную документацию для проекта, делая процесс максимально простым.

Заключение

В нишах, где конкуренция усиливается с каждым днём, таких как fintech, e-commerce и edtech, внедрение корпоративного портала может стать тем решающим фактором, который выведет бизнес на новый уровень. Он обеспечит:

• Доступ к инструментам для управления персоналом, процессами и аналитикой в едином интерфейсе.
• Удобство взаимодействий между отделами и командами внутри компании.
• Повышение эффективности и вовлечённости сотрудников.
• Оптимизацию внутренних процессов.

У нас более 13 лет опыта разработки и улучшения существующих мобильных и веб-приложений для компаний в самых разных индустриях, включая банки, промышленность, фудтех и ритейл. Мы предлагаем кастомную разработку внутрикорпоративных порталов с учётом особенностей и потребностей бизнеса, в короткие сроки и с использованием оптимально подобранных технологий.