Сценарии автоматизации учёта продажи товаров могут быть разными. Главное в их подборе — принимать во внимание все особенности индустрии. Сейчас многие сферы бизнеса стремятся к автоматизации, и ритейл — не исключение. На прилавке может появиться отличный продукт, но не отлаженные процессы помешают его продать и получить прибыль. В этой статье разберём, как выбрать оптимальный вариант, который поможет облегчить работу сотрудникам, а владельцам бизнеса не упустить главное.

Автоматизация учёта товаров на складе: основные преимущества и кому нужна

Зачем нужна автоматизация учёта:

• отслеживание движения товаров — перемещение между складами прозрачно;
• контроль остатков — владелец бизнеса всегда точно знает, что есть в наличии;
• синхронизация с продажами — как только продавец пробивает кассовый чек, позиция списывается со склада;
• контроль сотрудников — программа анализирует эффективность работников: от продавца до менеджера;
• цифровая отчётность — вся бумажная работа переведена в цифровой формат, ответственному нужно только распечатать и подписать бумаги;
• создание собственной инфраструктуры — к программе можно подключить торговые точки и склады. Ей могут пользоваться несколько сотрудников одновременно.

К автоматизации постепенно приходят все предприятия. Дело лишь в масштабах: магазину за углом нужно быстро заказывать «подтоварку», а крупная сеть настроит все процессы: закупку, контроль сотрудников, аналитику продаж и отчётность. Это касается и разных сфер бизнеса, к автоматизации стремятся не только торговые предприятия, но и сети общественного питания.

Какой бывает складской учёт, и почему он так важен

Существует несколько подходов к ведению складского учёта с помощью автоматизации: 

• номенклатурный — применяется при небольшом товарообороте. Каждую позицию вносят в отдельную карточку без присвоения группы и категории;
• партионный — подойдёт для магазинов, которые реализуют товары с ограниченным сроком годности и от разных поставщиков;
• сортовой — вся продукция разделена на типы (сорта), новая добавляется без детализации: информации о поставщике, закупочной цене и даты поступления. Такой способ не подойдёт для магазинов аптечных товаров, где важен срок и условия хранения.
• партионно-сортовой — контроль ведётся по партиям, в которых разделяются группы и сорта. Этот способ подходит для предприятий с большим количеством разнообразного ассортимента. 

Подход нужно выбирать, исходя из объёма товарооборота и масштабов предприятия.

Учёт товарно-материальных ценностей

Осуществляется по определённым правилам:

1. Соответствие — фактическое наличие должно совпадать с документацией, нужно стремиться как можно к большей точности, в идеале — к 100%.
2. Отчётность — движение каждой единицы должно учитываться и фиксироваться. Для некоторых сфер бизнеса этого требует закон: например, обязательная маркировка действует для молочной продукции, одежды и фармацевтических товаров. 
3. Ответственность — каждый этап должен быть закреплён за ответственным сотрудником. Этот процесс тоже можно цифровизировать и упростить. Назначить ответственных можно в веб-версии программы или в мобильном приложении.

Поступление товара на склад и его учёт

В каком порядке фиксировать ассортимент, и сколько на это потребуется времени — зависит от его количества и специфики. Каждую единицу необходимо промаркировать. Для этого нужно подключить портативный сканер и принтер для оперативной печати штрих-кодов.

Остатки товаров на складе

Поддерживать актуальное состояние склада — обязанность ответственного сотрудника. Это может быть старший продавец, кладовщик или логист. С помощью автоматизированной системы, специалист видит в системе или приложении информацию о продажах и остатках. Так он может корректировать ассортимент определённой торговой точки или целой сети.Инвентаризация — процесс с большим количеством ручного труда. Для подсчёта товаров на складе или в торговом зале нужно сначала поделить всю площадь на зоны. Это может быть секция склада, полки, стойки, рейлы и другое оборудование. Сотрудник должен отсканировать все товары, которые расположены в каждой зоне, чтобы программа их учла. Для этого проще всего пользоваться портативным сканером, который удобно носить в руке и без труда фиксировать каждую единицу продукции. Оборудование можно синхронизировать с мобильным приложением — так сотрудники будут оперативно получать информацию об остатках прямо со своего смартфона.

Контроль движения ассортимента

Автоматизированная система делает контроль движения продукции прозрачным и понятным. Для этого необходимо интегрировать приложение со сканером штрих-кода и контролировать:

• поставку — в системе прозрачно видно, откуда и когда появилась продукция на складе;
• инвентаризацию — в период инвентаризации ни одна единица не останется неучтённой;
• реализацию — сотрудник сканирует штрих-код и загружает данные в программу и проверяет, насколько хорошо ассортимент продавался за отчётный период.

Важным бонусом является возможность переоценки товаров. Так как курс валют постоянно меняется, вручную уследить за изменением цен почти невозможно. Автоматизация учёта продажи товаров сделает это сама, если интегрировать в неё инструмент для переоценки в онлайн-режиме.

Как провести инвентаризацию с помощью автоматизации

Инвентаризация для магазинов с большим оборотом зачастую становится испытанием для сотрудников и владельцев бизнеса. Часто от собственников бизнеса ускользает самое главное: сколько и какая продукция есть в наличии на складе. После проведения инвентаризации часто приходится долго разбираться в причинах пересортицы и недостач: искать ответственных и покрывать издержки. 

Программа позволяет проводить инвентаризации быстрее и проще. Сотрудник просто выгружает акт инвентаризации и сверяет его с наличием в магазине. Это экономит время и, главное, не требует закрытия торгового зала.

После проведённой инвентаризации можно автоматически выставить актуальные цены, если с момента приёмки они поменялись. 

Контроль персонала, устранение хищений

Если контроль продукции не прозрачен, недобросовестные сотрудники могут этим воспользоваться. Программа автоматизации учёта сводит к минимуму этот фактор, так как все операции приёмки, перемещения и продажи будут отражаться в программе. В любой компании, где работает много сотрудников со сменными графиками, остро стоит вопрос контроля рабочего времени сотрудников. К примеру, мы создали систему распознавания лиц для KFC и интегрировали её с программой фиксации рабочего времени. Обмануть систему невозможно, так как она основана на биометрических данных.

Как автоматизировать учёт товара: пошаговая инструкция

1. Выберите программу — лучше ориентироваться на кастомные решения, они будут учитывать все специфические особенности вашей сферы бизнеса.
2. Подключите онлайн-кассу.
3. Создайте базу ассортимента и загрузите файл в программу.
4. Настройте систему под свои запросы: установите количество необходимых инвентаризаций, настройте приёмку, отгрузку.
5. Интегрируйте систему с внешним оборудованием, например, портативным сканером. Так вы сможете оперативно печатать этикетки для внутреннего использования и продажи на маркетплейсах.

Как это работает? Как только кассир пробивает покупателю покупку, данные о продаже моментально попадают в программу и продукция списывается с остатков.

Как в складском учёте может помочь мобильное приложение

Всю систему можно реализовать в формате мобильного приложения или планшета. Кастомное решение позволит учесть особенности сферы и станет рабочим инструментом для персонала всех уровней.

• Продавцам и линейным сотрудникам поможет оперативно проконсультировать покупателя в торговом зале. Навести камеру смартфона на штрих-код и получить всю подробную информацию о продукции. Такой формат отлично подойдёт для прямых продаж в зале, например в магазинах одежды и косметики.

• Менеджерам и управляющим — сделать приёмку, инвентаризацию, маркировку, составить график выхода сотрудников.
• Собственникам бизнеса — анализировать отчётность, это позволит корректировать план продаж и даты следующих закупок.