Разбираемся в специфике программ складского учета, лучших доступных на рынке готовых решениях и том, с чего начать процесс авторизации работы вашего склада.

Системы автоматизации работы склада: что важно знать и как выбрать подходящую программу

Системы для автоматизации склада сегодня обязательны для любой компании, которая стремится масштабировать бизнес и сохранить аудиторию в условиях интенсивной конкуренции.

В ближайшие годы мировой рынок автоматизации работы склада вырастет почти в два раза: с 23 миллиардов долларов США в 2023 году до 41 миллиарда в 2027. Решения для автоматизации склада помогают снизить издержки, сократить трудозатраты на рутинные операции, ускорить доставку и повысить эффективность всего бизнеса в целом.

Но без опыта бывает непонятно, с чего начать создание системы для автоматизации склада и какое решение выбрать: готовое или заказать индивидуальную разработку. В статье постараемся ответить на эти и другие вопросы, опираясь на наш опыт в работе с клиентами в сфере e-commerce и ритейла. Составим для вас цельное представление о процессе автоматизации склада, его ценности для компании, и того, с каких шагов этот процесс начинать.

Зачем компаниям программы для автоматизации работы склада

Преимущества, которые обеспечивают системы автоматизации работы склада и программы складского учёта, затрагивают ключевые аспекты операционной деятельности.

• Снижаются издержки. С трекингом товарных потоков проще отслеживать перемещения товаров между местами хранения. Сотрудники лучше осведомлены о поступлениях и отгрузках, и становится меньше потерь и воровства среди персонала.
• Растёт оборачиваемость. Системы автоматизации для складов позволяют точнее контролировать остатки товаров, выявлять дефицит и формировать заказы поставщикам на основе анализа спроса и сезонности. Это помогает увеличивать оборачиваемость товара и эффективнее удовлетворять потребности клиентов.
• Рабочие процессы становятся эффективнее. Сегодня многие системы автоматизации складского учёта доступны не только на компьютерах, но и на планшетах и смартфонах. Благодаря этому сотрудники становятся мобильнее и эффективнее выполняют задачи. Где бы сотрудник ни находился, он может отслеживать показатели и руководить процессом с мобильного устройства так же эффективно, как из офиса.
• Меньше ошибок и расхождений. Системы автоматизации склада позволяют автоматически списывать товары при продаже, а также обновлять информации о ценах, скидках и акциях в реальном времени. Так компания снижает вероятность ошибок и расхождений при перемещениях артикулов и других действиях.
• Растёт мотивация и снижается текучка персонала. Автоматизация работы склада позволяет менеджерам эффективнее оценивать работу сотрудников отдела, контролировать их рабочие часы, качество выполнения задач и начисление премий.
• Проще бухгалтерский учёт. Отчётность в цифровом формате, которую формирует система автоматизации склада, помогает сотрудникам бухгалтерии быстрее генерировать точные отчёты по продажам, прибыли и налогам.

Какие задачи решают системы автоматизации

Большинство систем комплексной автоматизации склада используют один из следующих способов учёта:

• Номенклатурный учёт применяется для небольшого товарооборота, где товарам не присваиваются отдельные категории.
• Партионный учёт используется для товаров с ограниченным сроком годности, в первую очередь в сфере HoReCa и продуктовом ритейле.
• Сортовой учёт подойдет для товаров, разделенных на сорта или категории.
• Партионно-сортовой учёт используется компаниями при автоматизации управления складом, на котором хранится широкий ассортимент товаров разнообразных категорий.

Обычно способ определяется товарооборотом компании и особенностями артикулов.

Независимо от подхода, системы для управления складом (warehouse management systems, WMS) обычно выполняют сразу несколько задач для бизнеса. Среди них:

Учёт товаров при поступлении. Автоматизация ускоряет обработку товаров при поступлении. Для маркировки товаров используются портативные сканеры и принтеры, интегрированные с мобильными приложениями для складского учёта.

Учёт остатков товаров на складе. Автоматизированная система учёта продаж и остатков упрощает контроль распределением товаров по точкам продаж. Это снижает вероятность того, что на складе останутся товары с истёкшим сроком годности.

Инвентаризация. Автоматизированные системы с использованием сканеров штрихкодов упрощают процесс инвентаризации и снижают риск пересортицы товаров на складе, когда одновременно возникает переизбыток одной категории товаров и дефицит другой.

Контроль движения товаров. Мобильное приложение с интегрированным сканером позволяет отслеживать движение товаров: поставку, инвентаризацию и реализацию. Благодаря этому контроль занимает меньше времени и ресурсов.

Автоматизация контроля персонала. Параллельно с контролем товаров, системы автоматизации склада помогают эффективнее контролировать сотрудников и пресекать попытки мошенничества среди персонала.

Например, мы разработали корпоративное мобильное приложение для KFC, которое помогает начальникам смен, менеджерам и региональным партнерам контролировать эффективность работы ресторана, соблюдение стандартов качества и заполнение отчётов и чек-листов.

Среди показателей, которые отслеживает решение: товарооборот, средний чек, количество транзакций, рейтинги категорий блюд, количество продаж конкретного блюда в отношении к общему количеству чеков за период, производительность (количество чеков или сумма продаж за каждый час работы), рейтинги сотрудников и их выполнение KPI.

Умная система распознавания лиц также позволила настроить автоматизацию учёта рабочего времени сотрудников. Это сокращает объём рутины и помогает менеджерам экономить до 10 часов в неделю при управлении заведением.

Какие готовые решения существуют

Спрос на системы автоматизации склада высокий, поэтому рынок предлагает множество готовых решений. Они удовлетворяют большинство типичных потребностей организаций. Такие «коробочные» решения относительно недорогие и просты в настройке.

Среди программ автоматизации работы склада распространены адаптируемые программы. Обычно они состоят из нескольких настраиваемых стандартных модулей. Гибко настроить такую систему невозможно, поэтому адаптируемые программы для управления складом лучше всего подойдут типовому бизнесу с отлаженными организационными процессами.

МойСклад

«МойСклад» — облачный сервис для автоматизации торговли, склада и CRM, который позволяет обрабатывать заказы из интернет-магазина, анализировать продажи, создавать программы лояльности. Работа в сервисе возможна через веб-версию и в мобильных приложениях для iOS и Android. Пользователи могут выбрать один из четырёх платных тарифов. Стоимость начинается от 495 рублей в месяц, в зависимости от функциональности и числа сотрудников, что делает платформу доступным и привлекательным решением для малого и среднего бизнеса.

LiteBox

Система LiteBox предлагает пользователям множество функций для ведения складского учёта, работы с номенклатурой товаров, контроля остатков, проведения инвентаризации, ведения бухгалтерской и финансовой отчетности. Программа работает в облаке и подойдет для автоматизации склада как малого, так и крупного бизнеса. LiteBox формирует персональные цены для пользователей, что позволяет предприятиям оптимизировать расходы на внедрение.

1С: Торговля и склад

1С: Торговля и склад это популярная программа для автоматизации склада, которая подходит для сетевых и крупных магазинов. На платформе удобно создавать накладные, акты, счета.
Для работы малого бизнеса эта платформа не будет оптимальным выбором: она дорого стоит и сложно настраивается. А для более крупных предприятий она станет надёжным решением для эффективной автоматизации торговли и складского учёта.

Контур.Маркет

«Контур» — это комплексное WMS-решение, которое состоит из программ «Контур Бухгалтерия», «Контур ОФД» и «Контур Маркет». «Контур Маркет» автоматизирует торговлю и работу склада, позволяет вести учёт по нескольким торговым точкам и местам хранения, проводить инвентаризации, перемещать товары и синхронизировать данные с 1С. Пользователи могут выбрать один из трёх тарифов: самый дешёвый «Базовый» обойдётся в 5900 рублей в месяц.

CloudShop

CloudShop позволяет автоматизировать торговлю, склад и бухгалтерию. Платформа поддерживает справочники товаров, услуг, клиентов и поставщиков, а также позволяет проводить закупки, анализировать и ранжировать товары по продажам и прибыли. В мобильном приложении пользователи могут сканировать штрихкоды поступающих на склад товаров с помощью камеры смартфона, что значительно упрощает инвентаризацию.

Когда нужна индивидуальная разработка

Готовое решение может наложить неожиданные ограничения — например, сложности при интеграции с CRM или ERP, или невозможность обрабатывать большие объёмы данных. Поэтому если вы автоматизируете складской комплекс со сложной операционной логикой, вам нужно соблюсти специфические требования, или вы планируете активно развивать и расширять бизнес, лучшим решением будет приложение, разработанное специально под ваш бизнес. Такая система автоматизации склада будет заточена под вашу деятельность: в ней будут все необходимые функции и интеграции без ненужных усложнений.

Например, разработанное нами мобильное приложение для курьеров книжного магазина Лабиринт учитывает все особые требования компании. Приложение может работать в режиме офлайн и хранит данные в локальной базе: это позволяет курьерам выдавать заказы даже там, где не ловит интернет. При подключении к сети приложение обновляет данные о выполненных доставках в режиме реального времени, помогая менеджерам распределительного центра контролировать работу курьеров и сравнивать эффективность сотрудников. С новым приложением курьеры успевают выполнить на 20% больше доставок, чем до этого.

Процесс автоматизации склада в 4 шага

В ходе автоматизации склада вы столкнётесь с несколькими задачами. Разберём эти задачи и их решения, которые помогут наладить и оптимизировать работу. 

Шаг 1: выявляем проблемы и потребности

Изучите текущие процессы работы вашего склада и выявите проблемы, которые нужно решить программой автоматизации. Часто у бизнеса возникают следующие проблемы:

• Проблемы при разгрузке поставок. Недостаточное количество техники и персонала замедляет работу. Площадь склада не позволяет быстро разгружать транспорт или разместить весь объём поставок.
• Проблемы с размещением товара для хранения. На части товаров нет маркировки. Площади хранения на складе не хватает в случае поставок больших партий определённых товаров.
• Проблемы с отгрузкой товара заказчикам. Работники медленно собирают и отправляют товары клиентам, потому что долго ищут артикулы на складе или потому что информация об остатках неверная.
• Проблемы инвентаризации. Инвентаризация идёт медленно, поскольку большинство операций приходится осуществлять вручную без автоматизации. На складе не хватает сканеров или сотрудников для эффективной работы.

Шаг 2: определяем способ хранения товаров

От выбранного способа хранения зависит алгоритм размещения и перемещения товара на складе компании.

Статический способ присваивает каждому виду товара постоянное место на складе. Подходит для маленьких складов, где хранится небольшое количество продукции нестандартного размера. Если компании потребуется быстро расширить или изменить ассортимент, то перераспределить места хранения может быть сложно.

Динамический способ подразумевает изменения места хранения в зависимости от спроса и оборачиваемости. Этот метод помогает гибко подстраиваться под тренды и сезоны продаж, но требует быстрой разгрузки и размещения товара.

Комбинированный способ — самый сложный из трёх. Совмещает в себе динамическую и статическую модель и требует регулярного анализа для расчёта оптимальных мест хранения и перемещения отдельных категорий товаров. Обычно используется на крупных складских помещениях с широким ассортиментом.

Шаг 3: выбираем оборудование

Для автоматизации склада компании потребуются терминалы для сбора данных, сканеры штрихкодов и принтеры этикеток. Тип терминала сбора данных зависит от метода штрихкодирования продукции. Поэтому в первую очередь обратите внимание на то, какие типы штрихкодов и маркировок поддерживает терминал. Также учитывайте мощность аккумулятора, чтобы терминал мог достаточно долго работать без подзарядки. При выборе принтеров для этикеток важными будут возможный тираж, скорость печати, и поддерживаемые каналы связи.

Шаг 4: подбираем программу

При выборе WMS для автоматизации склада учитывайте не только текущие потребности бизнеса, но и ваши будущие цели. Ориентируйтесь на размер и сложности вашего склада, способ управления инвентарём, количество заказов за определённый период и планы по масштабированию компании.

Самое дорогое комплексное решение для автоматизации склада это не всегда оправданный выбор. Но бюджетная система с небольшим количеством функций может сильно ограничить потенциал вашего бизнеса.

Как мы поможем вам с автоматизацией склада

Если вы выбрали разработку индивидуального решения для автоматизации склада, то качество системы и результат будут напрямую зависеть от команды-разработчика и выбранных технологий.

Подходим к процессу разработки индивидуально

Мы используем продуктовый подход: наша команда адаптирует план разработки, сценарии и функции будущего решения для автоматизации склада под потребности бизнеса. Не просто разрабатываем, а помогаем решить проблемы и достичь бизнес-целей. Придерживаемся принципа прозрачности, поэтому регулярно синхронизируемся с клиентом на онлайн-встречах, чтобы передавать информацию о ходе проекта максимально быстро.

У нас большой опыт бэкенд-разработки высоконагруженных систем с обработкой данных в реальном времени и множество успешных кейсов разработки фронтенда: нативных и кроссплатформенных мобильных приложений и веб-сервисов.

Наши фронтенд- и бэкенд-команды работают по единым стандартам, поэтому мы быстро и легко налаживаем функционирование всей системы для автоматизации склада. С нами вы существенно снизите затраты на налаживание коммуникации между фронтенд- и бэкенд-разработчиками.

Работаем на обширном стеке технологий

При выборе техстека мы ориентируемся на специфику проекта и требования бизнеса. Большинство проектов мы создали на Java, Kotlin, Python, Gо и Flutter. Мы активно используем облачные решения Google Cloud Platform, Яндекс.Облако и Amazon Web Services, чтобы снизить затраты на инфраструктуру системы. Мы настраиваем ферму устройств и внедряем автотесты, благодаря чему тестировать решение становится выгоднее на 80%. С помощью Kubernetes и ArgoCD мы автоматизируем развёртывание системы и помогаем снизить Time To Market проекта.

Какие бы технологии вы ни выбрали для кастомной системы автоматизации склада, работать над ним будут высококвалифицированные Middle и Senior специалисты. В результате вы получите современное решение со стабильностью 99,99%, адаптированное под нужды вашего бизнеса и готовое к дальнейшему масштабированию.