Разбираемся в специфике программ складского учета, лучших доступных на рынке готовых решениях и том, с чего начать процесс авторизации работы вашего склада.

Системы автоматизации работы склада: что важно знать и как выбрать подходящую программу

Системы автоматизации работы склада давно перешли из категории дополнительных программ для тех, кто следит за трендами, в категорию обязательного софта для любой компании, стремящейся к масштабированию бизнеса и сохранению аудитории в условиях интенсивной конкуренции.

По оценкам экспертов, в ближайшие пять лет мировой рынок автоматизации складов вырастет почти в 2 раза: с 23 миллиардов долларов США в 2023 году до 41 миллиарда в 2027. Решения для автоматизации способствуют снижению издержек, сокращению трудозатрат на рутинные операции, ускорению доставки и улучшению эффективности всего бизнеса в целом. 
Но как начать создание системы для автоматизации склада? Какое решение выбрать: готовое или заказать кастомную разработку? В статье постараемся ответить на эти и другие вопросы, опираясь на обширный опыт Surf в работе с клиентами в сфере ecommerce и ритейла. Уверены, после прочтения у вас сложится цельное представление о процессе автоматизации склада, а самое главное – с каких шагов этот процесс нужно начинать.

Зачем компаниям программы для автоматизации работы склада

Преимущества, которые обеспечивают системы автоматизации работы склада и программы складского учета, затрагивают большинство ключевых аспектов операционной деятельности компании.

• Снижение издержек. Трекинг товарных потоков делает отслеживание перемещений товаров между складами проще, информируя о поступлениях и отгрузках, а также помогая избегать потерь и воровства среди персонала.
• Рост оборачиваемости. Программы автоматизации позволяют точнее контролировать остатки товаров и дефицит, а также формировать заказы поставщикам на основе анализа спроса и сезонности. Это помогает увеличивать оборачиваемость товара и удовлетворять потребности клиентов.
• Эффективные рабочие процессы. Сегодня многие системы автоматизации складского учета доступны не только на компьютерах, но и на планшетах и смартфонах, что повышает мобильность сотрудников и эффективность выполнения задач в независимости от их местонахождения и формата работы.
• Меньше ошибок и расхождений. Системы автоматизации позволяют настроить автоматическое списание товаров при продаже, а также обновление информации о ценах, скидках и акциях в реальном времени, исключая множество факторов, которые приводят к ошибкам и расхождениям.
• Рост мотивации и снижение текучки персонала. Автоматизация склада позволяет менеджерам эффективнее оценивать работу сотрудников, контролировать их рабочие часы, выполнение задач и начисление премий.
• Упрощение бухгалтерского учета. Отчетность в цифровом формате, которую формируют система автоматизации склада помогает быстрее генерировать точные отчеты по продажам, прибыли, налогам и другим показателям.

Какие задачи решают системы автоматизации 

Большинство систем автоматизации склада используют один из следующих подходов, определяющийся товарооборотом склада и особенностями товаров:

1. Номенклатурный учет применяется для небольшого товарооборота, где товарам не присваиваются отдельные категории.
2. Партионный учет используется для товаров с ограниченным сроком годности, в первую очередь в сфере HoReCa и продуктовом ритейле.
3. Сортовой учет подойдет для товаров, разделенных на сорта или категории.
4. Партионно-сортовой учет используется компаниями, которые предлагают широкий ассортимент товаров разнообразных категорий.

Независимо от подхода, WMS (warehouse management system) решения обычно выполняют сразу несколько задач для бизнеса. Среди них:

Учет товаров при поступлении. Автоматизация ускоряет обработку товаров при поступлении на склад. Для маркировки товаров используются портативные сканеры и принтеры, интегрированные с мобильными приложениями.

Учет остатков товаров на складе. Автоматизированная система учета продаж и остатков упрощает контроль над движением товаров и их распределением по точкам продаж.

Инвентаризация. Автоматизированные сервисы с использованием сканеров штрих-кодов делают процесс инвентаризации проще и снижают риск пересортицы.

Контроль движения товаров. Мобильное приложение с интегрированным сканером позволяет контролировать движение товаров: поставку, инвентаризацию и реализацию.

Автоматизация контроля персонала. Параллельно с контролем товаров, системы автоматизации склада помогают эффективнее контролировать работу сотрудников и пресекать попытки мошенничества.

Например, разработанное Surf корпоративное мобильное приложение для KFC помогает начальникам смен, менеджерам и региональным партнерам контролировать эффективность работы ресторана, соблюдение персоналом стандартов качество и корректное заполнение отчетов и чек-листов. Умная система распознавания лиц позволяет автоматически вести учет рабочего времени. Все это помогает менеджерам экономить до 10 часов рабочего времени при управлении заведением.

Готовые решения

Спрос рождает предложение, и это в полной степени справедливо для систем автоматизации склада. На рынке представлено множество готовых решений, которые удовлетворят большинство типичных потребностей организаций разной направленности и размера. Преимущество таких «коробочных» решений в относительной дешевизне и простой настройке. 

Другим распространенным классом программ автоматизации являются адаптируемые. Обычно такие программы состоят из нескольких настраиваемых стандартных модулей. Такой подход исключает гибкую настройку, поэтому адаптируемые программы лучше всего подойдут типовому бизнесу с отлаженными организационными процессами. 

МойСклад

«МойСклад» — облачный сервис для автоматизации торговли, склада и CRM, который также поддерживает функционал обработки заказов интернет-магазина, анализа продаж, создания программ лояльности. Сервис доступен как через веб-версию, так и в мобильных приложениях для iOS и Android. Пользователи могут выбрать один из четырех платных тарифов: от 495 р. в месяц, в зависимости от доступного функционала и числа сотрудников.

LiteBox

Пользователям LiteBox доступен широкий функционал для ведения складского учета, работы с номенклатурой товаров, контроля остатков, проведения инвентаризации, ведения бухгалтерской и финансовой отчетности. Программа работает в облаке и подойдет как малому, так и крупному бизнесу. Стоимость решения подбирается индивидуально.

1С: Торговля и склад

Популярная программа для автоматизации склада, 1С: Торговля и склад, подходит для сетевых и крупных магазинов. Платформа поддерживает удобное создание торговых документов, таких как накладные, акты и счета. Однако высокая стоимость и сложная настройка делают ее неоптимальным выбором для малого бизнеса.

Контур.Маркет

«Контур» представляет собой комплексное WMS-решение, состоящее из программ «Контур Бухгалтерия», «Контур ОФД» и «Контур Маркет». Последняя автоматизирует торговлю и работу склада, позволяя вести учет по нескольким торговым точкам и местам хранения, проводить инвентаризации и перемещения товаров, а также синхронизировать данные с 1С и другими программами. Пользователи могут выбрать один из трех тарифов, самый дешевый «Базовый» обойдется в 5900 рублей в месяц.

CloudShop

CloudShop позволяет автоматизировать торговлю, склад и бухгалтерию. Платформа поддерживает справочники товаров, услуг, клиентов и поставщиков, проведение закупок, а также анализ и рейтинг товаров по продажам и прибыли. Благодаря мобильному приложению, пользователи могут сканировать штрих-коды с помощью камеры смартфона.

Кастомная разработка

В случаях, если вам требуется автоматизировать складской комплекс со сложной операционной логикой, соблюдением специфических требований, или вы планируете активно развивать и расширять бизнес в будущем — лучшим решением может стать кастомное приложение, разработанное под ваш бизнес. В то время как готовое решение может наложить неожиданные ограничения на те или иные аспекты, с кастомной системой, при несколько большем вложении ресурсов, вы получите платформу «заточенную» под вашу деятельность, при полном отсутствии ненужных модулей или функций.

Например, наше мобильное приложение для курьеров книжного магазина Лабиринт учитывает специфику требований проекта — приложение полностью функционально в режиме офлайн и хранит данные в локальной базе, позволяя курьерам выдавать заказы даже по тем адресам, где не ловит интернет. Вместе с этим, при подключении к сети приложение обновляет данные о выполненных доставках в режиме реального времени, помогая менеджерам распределительного центра контролировать работу курьеров и сравнивать эффективность сотрудников. С новым приложением число доставок, которые курьеры успевают выполнить за смену, выросло на 20%.

Процесс автоматизации склада в 4 шага

Решившись на автоматизацию склада, вы столкнетесь с несколькими задачами, правильное решение которых позволит наладить работу наиболее оптимальным образом. 

Выявление проблем и потребностей

Изучите текущие процессы работы вашего склада и выявите проблемы, которые требуется решить программой автоматизации. Скорее всего, «боли» вашего бизнеса обнаружатся на следующих этапах.

• Разгрузка поставок: объем поставок может превышать площадь приемки склада; недостаточное количество техники и персонала замедляет работу; площадь не позволяет быстро разгружать транспорт.
• Размещение товара для хранения: отсутствие маркировки на части товаров, недостаточная площадь хранения определенных категорий в случае поставок больших партий.
• Отгрузка товара заказчикам и клиентам: работники медленно собирают и отправляют товары клиентам из-за долго поиска артикулов на складе или некорректной информации об остатках.
• Инвентаризация идет медленно, поскольку большинство операций приходится осуществлять вручную, не хватает сканеров или сотрудников для эффективной работы.

Выбор способа хранения товаров

От выбранного способа хранения зависит алгоритм размещения и перемещения товара на складе.

Статический способ присваивает каждому виду товара постоянное место на складе. Подходит для маленьких складов, где хранятся немногочисленные единицы продукции с необычными размерами. Если потребуется быстро расширить или изменить ассортимент, то компания может столкнуться с проблемой перераспределения мест хранения.

Динамический способ подразумевает изменения места хранения в зависимости от спроса и оборачиваемости. Гибкий метод помогает подстраиваться под тренды и сезоны продаж, однако требует быстрой разгрузки и размещения товара.

Комбинированный способ, самый сложный из трех, совмещает в себе динамическую и статическую модель и требует регулярного анализа для оптимального расчета мест хранения и перемещения отдельных категорий товаров или артикулов. Обычно используется на крупных складских помещениях с широким ассортиментом.

Все данные с ходом и результатами CJM представлены в виде таблицы.

Выбор оборудования

Для автоматизации склада компании потребуются терминалы для сбора данных, сканеры штрихкодов и принтеры этикеток. Выбор типа терминала сбора данных зависит от метода штрихкодирования продукции. Выбирая модели переносного оборудования, стоит учесть условия эксплуатации, которые прямо коррелируют с требованиями хранения товаров. Изучая ассортимент сканеров, обратите в первую очередь внимание на поддержку определенных типов штрихкодов и маркировок, а также мощность аккумулятора. При выборе принтеров для этикеток ключевыми характеристиками будут возможный тираж, скорость печати, и поддерживаемые каналы связи.

Выбор программы

При выборе WMS для автоматизации склада учитывайте не только текущие потребности бизнеса, но и ваши будущие цели. Решение стоит основывать на размере и сложности вашего склада, способе управления инвентарем, количестве заказов, которые вы обрабатываете за определенный период, а также планов по масштабированию компании. И хотя выбор самого дорого и комплексного решения не всегда оправдан, другая крайность — выбор бюджетной системы с ограниченным функционалом — может сильно ограничить потенциал вашего бизнеса в будущем.

Почему стоит выбрать Surf для автоматизации склада

Если вы выбрали путь кастомной разработки, то ключевую роль в конечном результате и качестве системы будут играть команда и техстек, которые вы выберете для проекта.

Процесс разработки

Surf придерживается прозрачного и поэтапного подхода к планированию архитектуры и разработке приложений. Каждый проект уникален (иначе клиент мог бы обойтись готовым решением), и наша команда адаптирует план разработки под потребности бизнеса, сценарии и функции будущей автоматизации склада, регулярно синхронизируясь с клиентом на онлайн-встречах.

В целом, цикл разработки обычно включает предпроектное исследование, непосредственно реализацию и тестирование, а также интеграцию нового решения с текущей цифровой экосистемой компании. Surf имеет большой опыт backend-разработки высоконагруженных систем с обработкой данных в реальном времени, а также множество успешных кейсов разработки фронтенда: нативных и кросс-платформенных мобильных приложений и веб-сервисов. 

Сотрудничество с Surf для создания и фронтенда и бэкенда позволяет существенно снизить затраты ресурсов на налаживание коммуникации между frontend и backend разработчиками. Единые стандарты, по которым работают наши frontend и backend команды помогут легко наладить бесшовное функционирование всей системы.

Технологии

При выборе техстека мы в Surf ориентируемся на специфику проекта и требования бизнеса, что позволяет подобрать самый оптимальный подход. Большинство наших проектов выполнено на Java, Kotlin, Python, Gо и Flutter. Мы также активно используем облачные решения Google Cloud Platform, Яндекс.Облако и Amazon Web Services для снижения затрат на инфраструктуру. QA-специалисты в Surf эффективно применяют автотесты и помогут настроить ферму устройств и оптимизировать процессы тестирования.

Автоматизация развертывания и других процессов с помощью оркестрации с помощью Kubernetes и ArgoCD помогает ускорить Time To Market проекта. Какие бы технологии ни были выбраны в итоге, ваше приложение будут создавать высококвалифицированные Middle и Senior специалисты. В результате вы получите современное решение со стабильностью 99.99%.