Автоматизация закупок: что оставить в 1С, а что вынести

Обычно для автоматизации закупок предлагают сразу покупать готовую систему. Но словом «закупки» называют четыре разные задачи: госзакупки, коммерческие закупки, SRM (управление отношениями с поставщиками) и снабжение. У каждой своя граница с 1С.

Мы строим системы поверх 1С и ERP: заявки, согласования, интерфейсы для сотрудников и партнёров. В таких проектах мы начинаем с того, как процесс идёт сейчас и в каких системах работают люди. Ниже разбираем, какая задача ваша и что из неё закроет 1С.

Четыре задачи под одним названием

«Автоматизацию закупок» ищут компании с разными задачами. От того, какая из них ваша, зависит, кто будет работать в системе и где хранятся данные.

Госзакупки идут по отдельным законам, в том числе через электронные торговые площадки (ЭТП). Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ регулирует закупки для государственных и муниципальных нужд. Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ действует для закрытого перечня заказчиков, от госкомпаний до их дочерних обществ. Мы делаем системы для коммерческих закупок.

Снабжение — это путь товара от заявки до склада. Его ведут в 1С и WMS, системе управления складом, и при автоматизации процессов снабжения новую систему связывают с ними.

Схема показывает, как четыре задачи стыкуются с 1С и ERP. Госзакупки идут отдельно, по своим правилам. Документы закупок и снабжения попадают в учёт, а данные SRM снабженец использует, когда выбирает поставщика.

Что меняется в закупке после автоматизации

Закупка начинается с потребности сотрудника и заканчивается оплатой, а если товар пришёл с расхождениями — претензией поставщику. На каждом шаге работает свой человек, и автоматизация процессов закупки меняет то, где и как он это делает.

На схеме — модель пути одной закупки по шагам. Заказ поставщику, приёмку, возврат и оплату 1С уже ведёт в учёте.

Заявка и план закупок

До: Начальник смены, кладовщик, офис-менеджер присылают заявку в мессенджер или передают устно. Дальше заявку видят их руководитель и снабженец, который собирает такие сообщения вручную, и часть из них теряется.

После: Сотрудник заполняет форму: что нужно, сколько и к какому сроку. Снабженец видит все заявки одним списком и объединяет похожие, а эти же заявки нужны для автоматизации планирования закупок.

Согласование бюджета

До: Расход согласуют руководитель подразделения и финансовый директор. Финансист узнаёт о закупке, когда приходит счёт, и лимит подразделения сверяют уже после заказа.

После: Заявку согласуют до заказа, и маршрут зависит от суммы и статьи бюджета. Финансист видит заявку и лимит подразделения ещё до счёта.

Выбор поставщика

До: Снабженец рассылает запросы КП (коммерческих предложений) по почте, и каждый поставщик отвечает в своём формате. Ответы снабженец сводит в таблицу вручную, а если нужен аналог, подключает инженера или технолога.

После: Снабженец отправляет один запрос нескольким поставщикам, и ответы приходят в одну форму. Когда финансист спросит о выборе, ответ уже записан: кого спрашивали и почему выбрали этого поставщика.

Карточка поставщика в SRM

Что такое SRM-система, проще понять рядом с CRM. В CRM ведут клиентов компании, а в SRM хранят данные поставщиков: анкету, квалификацию, историю поставок и риски. Система закупок отвечает за процесс: заявки, согласования и выбор.

До: С поставщиком работает снабженец, а при проверке подключаются юрист и финансист. История поставщика лежит в почте и в памяти снабженца и пропадает, если он увольняется.

После: У каждого поставщика одна карточка с анкетой, документами и расхождениями прошлых поставок. Новый снабженец открывает её и видит всё, что было раньше.

Договор и заказ поставщику

До: Снабженец, юрист и поставщик согласуют договор по почте, и у юриста с поставщиком оказываются разные версии. О статусе заказа снабженец узнаёт звонком.

После: Все согласуют одну версию договора по одному маршруту — как его настроить, можно посмотреть в статье об автоматизации документооборота. Заказ поставщику оформляют в 1С. Если поставщик сам отмечает отгрузку, снабженцу не нужно звонить ему и вручную менять статус.

Приёмка, претензии и возвраты

До: Товар пришёл не в том количестве, а кладовщик записал расхождение на бумаге или не записал вовсе. Когда снабженец доходит до претензии, никто не может показать, что именно приняли.

После: Кладовщик отмечает приёмку в системе, и видно, кто, когда и что принял. Поставщика нужно незамедлительно письменно уведомить о несоответствиях — так требует ст. 513 Гражданского кодекса РФ, и запись в системе покажет, когда отправили уведомление. Возврат потом оформляют в 1С. Если закупка заканчивается на складе, приёмку связывают со складской системой — подробнее в материале об автоматизации работы склада.

1С или отдельная система для закупок

Заказ поставщику, поступление, возврат и оплату 1С уже ведёт, и переносить их в другую систему незачем. Поэтому при автоматизации закупок в 1С решают другой вопрос: где работают люди до учётного документа и после него. Если вы сравниваете автоматизированные системы управления закупками, сначала сверьте их с тем, что уже умеет ваша 1С. Общий цикл внедрения таких систем можно посмотреть в обзоре систем автоматизации бизнес-процессов. Замена самой ERP — отдельный проект, его мы описали на странице о разработке ERP-систем.

Что закрывает 1С

В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление торговлей 8» закупки ведут в отдельном разделе с одинаковым перечнем функций. В таблице — функции из этих разделов, а также из казначейства и бюджетирования, то есть автоматизация учёта закупок и оплаты.

Внутреннюю заявку с маршрутом, запрос КП, квалификацию и кабинет поставщика обсудите с партнёром 1С: он скажет, что из этого сделает в вашей конфигурации.

Когда нужна своя система для закупок

Если управление закупками организации уже идёт в 1С, своя система нужна, когда к вашему процессу подходит хотя бы один пункт.

1. Заявки подают люди вне 1С. Цехи, рестораны, площадки и офис заказывают товар, но в 1С не работают. Им нужна простая форма заявки, а заказ поставщику снабженец потом оформит в 1С.
2. Поставщики должны работать сами. Они присылают предложения и документы в кабинет и сами отмечают там статусы поставок. Снабженцу не нужно собирать ответы по почте.
3. Данные закупки хранятся в нескольких системах. 1С, склад и система электронного документооборота (ЭДО) хранят каждая свою часть закупки, и кто-то переносит данные между ними руками. Мы интегрируем свою разработку с 1С или ERP на входе и на выходе, и ручной перенос больше не нужен.
4. Маршрут согласования часто меняется. Тогда проще собрать систему на коде и базе данных, чем настраивать тяжёлый BPM-движок (систему управления бизнес-процессами).

Если ни один пункт не про вас, оставьте типовой процесс в 1С. Если подходит хотя бы один, перед запуском замерьте, сколько закупка ждёт от заявки до заказа поставщику, — иначе после запуска не с чем будет сравнить.

Свой кабинет поставщика

Кабинет поставщика компания делает для своих поставщиков сама, и с государственной площадкой или ЭТП он не связан. Такой портал поставщиков компании нужен, когда поставщики должны сами отвечать на запросы и следить за своими заказами. Поставщик заходит в кабинет из браузера, и доступ к 1С компании ему не нужен.

В модели кабинета мы выделяем три группы функций.

Вход и анкета. Поставщик регистрируется, заполняет данные компании и загружает документы для квалификации. Снабженец проверяет анкету и допускает поставщика к запросам.

Запросы и предложения. Поставщик видит запрос от компании и отвечает на него в кабинете. Снабженец сравнивает ответы всех поставщиков в одной таблице.

Заказы и документы. Поставщик видит статусы своих заказов и поставок и обменивается документами с компанией. Снабженцу больше не нужно звонить, чтобы узнать дату отгрузки.

Из 1С система автоматизации снабжения берёт номенклатуру, контрагентов, остатки и лимиты, а обратно в 1С уходят заказ поставщику и поступление. Мы связываем свою разработку с 1С, SAP или другой ERP через шины данных, Kafka, интеграционные таблицы, HTTP-запросы и вебхуки, и ERP остаётся источником мастер-данных.

На схеме — модель архитектуры кабинета поставщика вокруг 1С. Поставщик работает только в кабинете. Кабинет связан с системой закупок, и только она обменивается данными с 1С или ERP, где хранятся контрагенты, номенклатура, заказы и поступления.

Если поставщики подписывают документы в кабинете простой электронной подписью, пропишите это и порядок проверки подписи в соглашении с ними (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Похожую механику мы уже делали: внешняя компания работает в своём кабинете, а кабинет связан с другими системами. Это платформа Izzi: за 7 месяцев мы превратили внутренний сервис в B2B2C-платформу, в ней более 30 фич и более 10 000 пользователей. Для партнёров Izzi мы сделали управление точками, расписанием и услугами, фотоотчёты по заказам и аналитику, а сам кабинет связали с ЭДО, BI, CRM и складом. Закупок в этом проекте не было, но устройство кабинета то же.

Что в итоге оставить в 1С

Учёт закупки оставьте в 1С: заказы поставщикам, поступления, возвраты и оплату она уже ведёт. Отдельная система нужна там, где в закупке работают люди вне 1С: сотрудники, которые подают заявки, и поставщики, которые отвечают на запросы и отмечают поставки. Тогда 1С остаётся источником данных, а заявки, согласования и кабинет поставщика работают рядом с ней.