За 12+ лет на рынке команда Surf разработала ERP-систему для KFC, приложение управления заказами для курьеров Лабиринта и внутреннее HR-решение на Flutter для одной из ведущих торгово-производственных компаний.

В статье рассказываем:

• Зачем нужны ERP системы
• Когда стоит отказаться от коробочных решений в пользу кастомной разработки
• Как в KFC решили проблему нехватки данных с помощью ERP-системы KFC DSR

Зачем ERP система нужна бизнесу

Основная задача систем планирования ресурсов предприятия (ERP) — собрать фрагментированную информацию, разбросанную по нескольким базам данных и сделать её доступной в одном месте.

Например, вместо того, чтобы отслеживать продажи в одном приложении, склад в другом и финансы в третьем, ERP объединяет все эти данные в один дашборд. А еще дает фильтры, чтобы смотреть на срезы по времени, когортам пользователей или товарным категориям.

Почему это важно?

По мере того как компания растет, появляется все больше источников информации: нужно следить за инвентарем, заказами, финансовой отчетностью, вести клиентов в CRM. Если за каждую часть работы отвечает своя программа или инструмент, это может привести к нехватке данных и ошибкам.

Вот как ERP помогает избежать путаницы в процессах:

• Исключает несоответствия между несколькими источниками данных. ERP система объединяет всю информацию в одном месте, избавляя от путаницы в данных и помогая менеджменту и бухгалтерии работать эффективнее.  

• Помогает менеджерам принимать решения на основе данных. Для этого ERP визуализирует огромное количество информации и делает ее читаемой для человека с помощью понятных графиков и таблиц. 

• Делает отчётность и операционную работу прозрачнее, агрегируя данные от HR приложений, систем учёта времени и других решений.

• Увеличивает продуктивность сотрудников за счёт автоматизации. Например, когда клиент совершает заказ, система автоматически регистрирует эту операцию, сразу же формирует и отправляет счет в бухгалтерию. Это снижает нагрузку на сотрудников.

Примеры ERP систем

ERP системы бывают кастомные и коробочные. Кастомные ERP системы создаются под конкретное предприятие, учитывая все его особенности. Коробочные же версии предлагают готовые решения. Их тоже можно немного настроить под нужды бизнеса, но они менее гибкие.

Вот несколько популярных коробочных решений, востребованных на рынке:

1С:Предприятие

1С:Предприятие — это, пожалуй, самый известный ERP продукт от российской компании. В комплекс программ входят 50 отраслевых решений для оптимизации производства, управления продажами и планирования ресурсов. Кроме веб и десктоп версии есть мобильные приложения для iOS и Android.

Кому подходит: крупный бизнес, который уже использует продукты от 1C.

Стоимость: лицензия стоит от 510 000 рублей, но есть облачная версия по цене от 1289 руб. в месяц за сеанс.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 — это облачная ERP-система с большим акцентом на интеграцию с другими программами Microsoft, такими, как Office 365. Она включает инструменты для управления финансами, операциями, продажами и обслуживание клиентов.

Кому подходит: средний и крупный бизнес, где процессы уже завязаны на Office 365.

Стоимость: от $70 в месяц за сеанс.

Sage X3

X3 — это ERP-система от компании Sage. Она предлагает комплексное решение для управления производством, логистикой и продажами. X3 делает упор на реальный бизнес. Например, в программе есть функции для управления цехом, легко учитывать инвентарь.

Кому подходит: средний и крупный реальный бизнес.

Стоимость: по запросу.

Каким компаниям стоит отказаться от коробки в сторону собственного решения

В 2022 году рынок ERP систем оценивался почти в 100 миллиардов долларов. Даже в сегменте малого бизнеса две из трех компаний используют такие системы. При этом, только половина из всех бизнесов довольна выбором своей ERP.

Когда компания растет, её бизнес-процессы неизбежно усложняются, становятся уникальными. Коробочные ERP-системы ориентированы на решение популярных задач и с ростом компании они могут перестать удовлетворять вашим потребностям.

Почему не кастомизировать готовую коробку

Это можно сделать, но далеко не всегда. А когда можно, настройка коробочного решения будет дороже и сложнее, чем своя разработка erp системы. Так получается, потому что если предусмотренных функций не хватает, вам придется привлекать разработчиков из команды продукта.

Готовые решения проектируются, чтобы закрыть потребности как можно большего количества клиентов. На практике выходит, что их сложно настроить под уникальные требования бизнеса. Кроме того, в готовых решениях код не принадлежит вам.

Пример KFC

Когда мы разрабатывали ERP систему для KFC, мы видели, что менеджерам было сложно учитывать рабочее время сотрудников. Руководители заносили график в систему табельного учета вручную — это было неудобно и приводило к ошибкам из за человеческого фактора.

Чтобы решить проблему, мы установили в ресторанах систему распознавания лиц и интегрировали ее с DSR. Это нестандартное решение, но мы смогли внедрить его потому, что обе системы были кастомные.

Теперь, когда сотрудник приходит на работу, его лицо сканируется, а информация об отработанных часах заносится в DSR автоматически. Весь процесс автоматизирован и учет времени ведется без ошибок.

Плюсы и минусы разработки своей ERP системы

Возможность адаптировать систему под запросы именно вашей компании — одно из многих преимуществ своей разработки. Перечислим еще несколько:

Кастомизация. ERP-систему можно написать с учетом требований клиента. Так её можно оптимизировать под существующие бизнес-процессы.

Гибкость. Если бизнес процессы изменятся, свою ERP систему будет легко перестроить.

Интеграции. Своя система легко интегрируется с другими IT-решениями, которые уже используются в компании. Это помогает создать единый источник информации для всех отделов.

Безопасность. Код принадлежит вам и все данные будут храниться на ваших серверах. Это важно для безопасности и если компании нужно пройти аудит, например SOC 2.  

Как ERP система помогла KFC оптимизировать процессы

Рассмотрим кейс. Когда KFC обратились в Surf за разработкой ERP системы, у компании не было единого управленческого IT-решения. Это привело к разрозненности бизнес-процессов. Менеджерам не хватало данных, чтобы вовремя принимать решения. А частью процессов, например, планированием рабочего времени, управляли через Excel.

Что мы сделали

• Автоматизировали управление процессами. Вся финансовая аналитика и отчетность автоматизированы, а данные хранятся на серверах компании. Это помогает руководителям делать стратегические решения на основе данных.

• Сделали дашборды аналитики. В системе можно смотреть на товарооборот, средний чек, количество транзакций, популярные блюда и многое другое. Это упрощает стратегическое и тактическое планирование.

• Написали мобильное приложение для руководителей. Оно помогает директорам ресторанов следить за выполнением KPI в реальном времени.

• Внедрили систему распознавания лиц. Чтобы увеличить точность учета рабочего времени и уменьшить количество ошибок в отчетности.

Как это помогло клиенту

• Рабочие процессы стали прозрачнее. Все данные теперь цифровые и хранятся на сервере — это помогло компании вести статистику, строить отчеты и отслеживать показатели эффективности.

• Финансовое планиноварие стало точнее. Система DSR автоматически формирует расписание с учетом всех ограничений, плана продаж и истории финансовых показателей.

• Стало проще следить за эффективностью работников. Рабочее время сотрудников теперь фиксируется автоматически и заносится в систему без ошибок.

Решение получило высокие оценки от KFC. Сейчас ведутся обсуждения о том, чтобы распространить ее на рестораны компании по всему миру.

ERP система — это центральный хаб, который собирает всю информацию о работе предприятия в одном месте, делает процессы прозрачными и автоматизирует часть управленческой работы. Чем больше компания, тем больше эффект от введения ERP.