Автоматизация документооборота без путаницы с ЭДО и СЭД

Представьте ситуацию: менеджер отправил договор на согласование письмом сразу юристу и в финансовую службу. Юрист прислал файл с правками, а финансисты тем временем согласовали первую версию. Теперь никто не скажет, у кого документ и какую редакцию подписывать.

В такой момент на вопрос, как автоматизировать документооборот, легко ответить формулой «подключите ЭДО или купите СЭД». ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами с контрагентами через оператора. СЭД (система электронного документооборота) работает внутри компании: в ней документы регистрируют, согласуют и хранят.

Но под автоматизацией документооборота понимают ещё одну задачу — маршрут: кто и в каком порядке согласует документ, что делать при отклонении и как всё это связано с 1С и кадровой системой. Договор из примера застрял как раз на маршруте, и оператор ЭДО его не ускорит.

Из нашего опыта это хорошо видно: в Surf мы цифровизировали чек-листы и табели в ресторанах KFC, документацию инженеров на заводах, курьерские листы Лабиринта. В каждом проекте мы сначала искали, где документ застревает, и только потом выбирали механизм. С офисными документами порядок тот же — ниже разбираем, как это сделать.

Три задачи автоматизации документооборота

Электронные счета-фактуры выставляют и принимают через операторов ЭДО (п. 3 Порядка, утверждённого приказом Минфина России № 14н от 05.02.2021), а силу простой или неквалифицированной подписи под остальными документами стороны могут определить соглашением (ст. 6 закона об электронной подписи № 63-ФЗ от 06.04.2011).

Остальной обмен с контрагентами мы тоже советуем вести через оператора ЭДО.

На схеме — путь документа от согласования внутри компании до контрагента и границы трёх задач на этом пути.

Что автоматизируют в документообороте

Чек-листы и табели на местах

• Кто участвует. Сотрудники на производстве: они заполняют чек-листы, отчёты, расписания и табели.
• Где буксует. Документ заполняют на бумаге, а потом переносят в систему вручную или не переносят вовсе.
• Что даёт автоматизация. Сотрудник заполняет документ сразу в приложении, там же, где работает.

Что мы уже сделали по автоматизации бумажного документооборота:

• В ресторанах KFC чек-листы, отчёты, расписания сотрудников и табели вели на бумаге. Мы перевели эти документы в цифровой формат.
• В Лабиринте из-за бумажного документооборота нельзя было оперативно контролировать работу курьеров. С приложением курьерские листы больше не печатают.
• В сети заводов инженеры вели документацию на бумаге и дублировали её в вебе — на одно изделие уходило до 11 часов.

Договоры

• Кто участвует. Автор договора, юрист, финансовая служба и подписант, а снаружи — контрагент со своей редакцией.
• Где буксует. Пока версии ходят вложениями в почте, трудно сказать, какую из них согласовал юрист и какую подписали.
• Что даёт автоматизация. На каждый договор заводят одну карточку. В ней лежат текущая версия и история правок, там же видно, на каком этапе договор и кто какую версию согласовал. Поэтому подписывают ту редакцию, которую согласовали все.

Редакцию контрагента при автоматизации согласования договоров тоже ведут в карточке. Если она пришла письмом, её сначала загружают туда и только потом правят.

Автоматизация согласования документов

• Кто участвует. Инициатор, согласующие из разных подразделений и подписант, а иногда и внешние согласующие, например юрист контрагента.
• Где буксует. Документ ждёт согласующего, который в отпуске или не отвечает, и никто не видит, у кого документ сейчас и сколько он там лежит.
• Что даёт автоматизация. Правила согласования записывают в систему: кто согласует и в какой очерёдности, что делать, если согласующий молчит или против.

Маршруты бывают последовательными, когда согласующие получают документ по очереди, и параллельными, когда его смотрят одновременно.

На время отпуска или болезни настраивают замещение: задачу получает заместитель, а в истории видно, кто согласовал документ на самом деле. Если согласующий не уложился в срок, система напоминает ему, а потом передаёт документ его руководителю. Такой порядок называют эскалацией. У внешних согласующих учётной записи в вашей системе обычно нет, поэтому им открывают отдельный доступ или вносят их ответ вручную.

Схема ниже — модель типового согласования договора.

Чаще всего спорят о возврате на доработку. Исправленный документ можно пустить по маршруту заново, а можно отправить сразу тому, кто его отклонил, если правка остальных не касается. Какой вариант нужен, решают при автоматизации процесса согласования документов, иначе после каждого отклонения люди будут договариваться в мессенджере.

Входящие, исходящие и приказы

• Кто участвует. Канцелярия, руководители, которые ставят резолюции, и исполнители поручений.
• Где буксует. Документы из других систем канцелярия регистрирует вручную, например приказ из кадровой системы или договор из 1С.
• Что даёт автоматизация. Документу присваивают номер и заводят карточку с исполнителем и сроком, а кто и когда выполнил поручение, видно в системе. Для такой автоматизации делопроизводства и документооборота готовой СЭД обычно хватает.

Кадровые документы и согласие работника

• Кто участвует. Кадровая служба, руководители, работники и подписант со стороны работодателя.
• Где буксует. Одни сотрудники получают документы в электронном виде, другие на бумаге, и кадровая служба ведёт один и тот же маршрут в двух вариантах.
• Что даёт автоматизация. Система сама проверяет, дал ли работник согласие и можно ли оформить этот документ в электронном виде, и отправляет его нужным путём.

По ст. 22.2 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ работник переходит на кадровый ЭДО только с письменного согласия, а молчание считается отказом. Поэтому автоматизацию кадрового документооборота начинают со сбора согласий. Часть документов, например трудовые книжки и приказ об увольнении, остаётся вне кадрового ЭДО (ст. 22.1 ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ).

Об HR-системах мы писали в статье про HR tech.

Счета, акты и УПД

• Кто участвует. Бухгалтерия, финансовая служба и согласующие входящих счетов, а снаружи — контрагент и оператор ЭДО.
• Где буксует. Внутри компании: входящий счёт согласуют перед оплатой, потом проводят в 1С, и на обоих шагах данные переносят руками.
• Что даёт автоматизация. Счёт согласуют во внутренней системе, и в 1С он попадает без ручного переноса.

Автоматизацию электронного документооборота с контрагентами берёт на себя оператор ЭДО. Внутреннюю систему можно связать с ним и с учётной системой, и оператора менять не придётся.

Готовая СЭД, модуль 1С, BPM или своя разработка

Перед тем как выбирать систему автоматизации документооборота, нужно описать, кто и в каком порядке работает с документом: систему подбирают под этот маршрут. Классы таких систем можно посмотреть в обзоре систем автоматизации бизнес-процессов.

Механизмы различаются тем, где задают правила маршрута. Готовую СЭД и модуль 1С дальше называем коробкой: правила в них задают настройками, и только в тех пределах, которые предусмотрел вендор. В BPM-платформе правила рисуют в модели процесса, а в своей разработке их пишут в коде.

Когда хватает коробки

Если коробка справляется с вашим маршрутом, своя разработка не нужна.

Проверить коробку можно на одном своём документе. Проведите его по полному маршруту, с замещением и возвратом на доработку. Если по пути данные пришлось выгружать в таблицу или пересылать письмом, коробка не справляется. Типовой сценарий на демонстрации у вендора такую проверку не заменит: работать система будет с вашим маршрутом.

Когда нужен свой контур

Свой контур — отдельная система над 1С и ERP. Мы строим такие системы, не заменяя учётные, и ERP остаётся источником мастер-данных. Свой контур нужен в трёх случаях.

1. Документ проходит через несколько систем. Данные для него лежат в 1С, кадровой системе и CRM, а согласуют его по почте. В коробке данные между системами придётся переносить вручную, и после каждого переноса люди выясняют, где сейчас документ.
2. У вас свои правила, и они часто меняются. В коробке можно настроить только то, что предусмотрел вендор, и ваше правило может туда не поместиться.
3. Людям нужен свой интерфейс. Например, согласующий часто в дороге, и ему удобнее работать с телефона. Или сотрудники привыкли к логике старой системы. Интерфейс можно оставить привычным, чтобы людей не пришлось переучивать, или, наоборот, собрать процесс с трёх экранов на один.

Свою разработку мы интегрируем с 1С или ERP на входе и на выходе, подробнее об этом — в разделе о внедрении. Тяжёлая BPM-платформа для этого не обязательна: если процессов немного, они несложные или часто меняются, проще обойтись кодом и базой данных. Когда процессов десяток или несколько десятков и аналитики не рисуют их в графических редакторах, мощность BPM-движка не нужна. Мы видели систему, где BPM-платформа обслуживала 16 редко меняющихся процессов, каждый на пол-листа A4, с одной-двумя точками ручного решения.

Во всех трёх случаях своя система ведёт документ по маршруту и показывает, на каком он шаге. Учёт остаётся в 1С и ERP, а документами с контрагентами обмениваются через оператора ЭДО.

Как проходит внедрение электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота проходит те же этапы, что и любой проект внутренней системы: обследование «как есть», маршруты и регламенты «как будет», настройка и интеграции, пилот, обучение, запуск. До разработки мы разбираем текущие процессы вместе с сотрудниками и смотрим, где люди уже работают в системах, а где без них.

Но в процессе автоматизации документооборота у обследования есть свой шаг — карта документопотока. На ней отмечают, откуда приходят документы и куда уходят после регистрации. Если начать сразу с настройки, маршрут нарисуют по оргструктуре, а документы, которые ходят в обход неё, в систему не попадут. По карте потом выписывают требования к системе и список систем, с которыми её нужно связать.

Пример карты документопотока для договоров. Это модель: в каждой компании карта своя. Пунктиром отмечен путь в обход регистрации: его тоже наносят на карту, иначе такие договоры не попадут в систему.

Что должна уметь система

Требования собирают по карте и описанным маршрутам до разговора с вендорами. Их удобно разложить на три группы.

Маршруты. Система должна:

• строить маршруты с условиями: состав согласующих зависит от вида документа, суммы или подразделения;
• передавать задачи заместителям и эскалировать согласования, у которых истёк срок;
• присылать уведомления о новых задачах и сроках;
• давать согласовать документ с телефона.

Документ. Система должна:

• заводить на документ карточку со статусом, который виден без переписки;
• хранить версии и журнал действий: кто, что и с какой версией сделал;
• подписывать документы электронной подписью того вида, который для них нужен.

Доступ, архив и отчёты. Система должна:

• разграничивать роли и права доступа;
• искать документы и вести архив по номенклатуре дел со сроками хранения;
• выдавать отчёты по срокам согласования, чтобы измерить эффект.

Какой подписью подписывать каждый документ, решают вместе с юристами до настройки маршрута. Иначе маршрут придётся перестраивать после запуска.

Связь с 1С и другими системами

Без интеграций автоматизация документооборота на предприятии сводится к ручному переносу данных между программами. Вот что внутренняя система берёт у каждой из них и что отдаёт.

1С и ERP. Отдают справочные и учётные данные: контрагентов, реквизиты, суммы. Получают согласованный документ, и его проводят в учёте.

Кадровая система. Отдаёт оргструктуру, руководителей и отпуска — по ним строят маршруты и замещения. Получает подписанные кадровые документы.

СЭД, если она уже есть. Получает документ на регистрацию и в архив, взамен возвращает номер и карточку.

Оператор ЭДО. Получает подписанный документ для отправки контрагенту, а обратно передаёт входящие документы. Компания работает с тем же оператором, что и раньше.

Для интеграций мы используем шины данных, Kafka, интеграционные таблицы, HTTP-запросы и вебхуки. Где интеграция есть, данные не переносят руками и не выясняют, в какой системе сейчас документ.

Проект может затянуться, если интеграции откладывают на потом, архив для переноса не разобран или у сотрудников нет времени на встречи и пилот. С кадровыми документами нужно ещё время на сбор согласий работников. Всё это лучше сразу заложить в сроки.

Как считать эффект

Чтобы понять, что дала автоматизация документооборота в организации, сравнивают замеры до и после запуска: если начать замер после, сравнивать будет не с чем. Смотрят время от создания проекта документа до подписи, число возвратов на доработку, долю документов, статус которых выясняют звонком, время на ручной перенос между системами и на поиск в архиве.

После пилота замер повторяют на тех же видах документов и в тех же подразделениях. Если время согласования не изменилось, а ручных переносов стало меньше, это тоже результат: люди перестали делать одну работу дважды.

Начать можно без выбора системы

Вот первые пять шагов, которые можно сделать до старта разработки:

1. Определите, какие из трёх задач стоят перед вами и с какой начать: обмен с контрагентами, учёт и хранение, маршрут согласования.
2. Возьмите вид документа, где согласование тянется дольше всего, например договор, и опишите его маршрут целиком: с замещениями, эскалацией и возвратом на доработку.
3. Выпишите системы, через которые идёт маршрут, и места, где данные переносят вручную.
4. Проверьте подписи: кто и какой электронной подписью подписывает документы от имени компании, есть ли соглашения о подписи с контрагентами и согласия работников на кадровый ЭДО.
5. Проведите свой документ через коробку, которая у вас уже есть или которую вы рассматриваете, и сверьте результат с таблицей механизмов выше.

Формула «подключите ЭДО или купите СЭД» верна для обмена с контрагентами и для учёта. Поменять нужно только порядок: сначала описать маршрут и системы, через которые проходит документ, и уже потом выбирать продукт. Если маршрут помещается в одну систему, хватит коробки. А если систем несколько, у вас на руках уже будут описание маршрута и карта ручных переносов. По ним видно, какой контур строить поверх того, что уже работает.