Автоматизация процессов ритейла — точка роста для бизнеса любого масштаба: от небольшого магазина до крупной корпорации. Сегодня расскажем о трёх слагаемых успешной автоматизации.

Обычно выделяют три уровня автоматизации торгового предприятия: 

• front-office — достигается за счёт установки расчётно-кассовой техники;
• back-office — отвечает за управление магазином;
• head-office — отвечает за автоматизацию процессов офиса. 

Больше всего систем участвует в сегменте front-office, так как в нём необходимо интегрировать много разной техники. Автоматизации внутренних процессов часто уделяется меньше внимания, а между тем — эта сфера может стать серьёзной зоной роста, как показывает опыт наших клиентов. 

Подробней о существующих направлениях автоматизации мы рассказывали в другой статье: IT без потерь: как ритейлеру эффективно оцифровать процессы. В этой расскажем об автоматизации внутренних процессов крупных торговых компаний на основе своего опыта.

Делай раз! Автоматизация работы линейных сотрудников 

Рынок ритейла переживает непростое время: молниеносно меняются условия работы с поставщиками, логистика, стоимость товаров на полке. А ещё необходимо быстро заменять зарубежное ПО и одновременно сохранять прежний уровень доходности бизнеса. Скорость обработки информации и оперативное внедрение изменений важны не меньше, чем сокращение издержек.  

Для линейных сотрудников важно контролировать объём товара на складе, без лишних сложностей делать переоценку и учёт. Всё это можно и нужно автоматизировать. Например, для одного из наших клиентов мы разрабатываем мобильное приложение, которое полностью автоматизирует многие процессы в сети магазинов. 

Вот в чём может помочь мобильное приложение сотрудникам магазина:

• Поддерживать актуальное состояние склада — старший продавец видит в приложении продажи и остатки по товарам и может корректировать ассортимент конкретного магазина.

Переоценивать товары — с изменением курса валют цена на товар изменяется почти каждый день. В приложение можно интегрировать инструмент для переоценки товара в онлайн-режиме.

• Быстро получать информацию о товаре. Если навести устройство на штрих-код товара, в приложении отображается информация о составе, производителе и импортёре. Это может потребоваться, если у покупателя появился вопрос или для знакомства с товаром новых сотрудников.

• Быстро маркировать товары. Приложение можно интегрировать с портативным сканером и принтером для оперативной печати штрих-кодов. Важно заранее учесть, с каким именно термопринтером будут работать сотрудники в приложении, поскольку данные передаются в разных форматах. Этот инструмент очень полезен, если магазин отгружает товар для маркетплейсов. Например, Wildberries требует обработку каждой единицы товара, в том числе нужно напечатать специальную этикетку.

• Контролировать движение продукции. В этом случае также понадобится интегрировать приложение со сканером штрих-кода. Этот инструмент пригодится в следующих случаях:

Поставка — в магазин поступает большое количество коробок с товаром. Нужно вскрыть каждую и отсканировать товары.

Инвентаризация и контроль остатков — это процесс с большими издержками и ручным трудом. Для подсчёта товаров на складе или в торговом зале нужно сначала разделить всю территорию на зоны. Зоной может быть секция склада, стойка, рейл или другое торговое оборудование. Сотруднику нужно отсканировать все товары, которые расположены в определённой зоне, чтобы программа их учла. 

Анализ реализации — работник магазина сканирует группу товаров. Затем загружает данные в программу и проверяет, насколько хорошо этот товар продавался за отчётный период.Вести автоматический учёт рабочего времени. В каждой компании, где работает большое число сотрудников со сменными графиками, остро стоит вопрос учёта их рабочего времени. Этот процесс тоже возможно автоматизировать. Например, мы создали систему распознавания лиц для KFC и интегрировали её с программой учета рабочего времени. Обмануть систему невозможно, так как она считывает биометрические данные.

Автоматизация работы курьеров и водителей

Для компаний с развитой курьерской службой и системой доставки нужны средства автоматизации работы курьеров и водителей. Автоматизированная система поможет решить ряд важных задач:

• Оптимизировать маршруты и ускорить доставку. Курьеры могут составлять свой маршрут с учетом дорожной ситуации, расстояний между объектами доставки и, как результат, выполняют больше доставок за одну смену. Когда мы разработали мобильное приложение для курьеров «Лабиринта», этот инструмент помог им увеличить число доставок более, чем на 20%. 
• Сократить бумажный документооборот. При автоматизации отпадает необходимость печати курьерских листов. Это экономит бюджет, особенно при текущих ценах на офисную бумагу, и делает бизнес более экологичным. 
• Оптимизировать весь процесс логистики. Для «Лабиринта» мы реализовали два приложения, в которых организована работа курьеров и водителей. Лист заказов формируется автоматически, курьер или водитель самостоятельно строят маршрут, менеджеры могут контролировать их работу и видеть, сколько заказов уже выдано, а сколько  — ещё в пути.

Делай два! Удобные отчёты и оперативный контроль подчинённых для руководителей

Рост конкуренции и снижение объёма продаж требуют от руководителя оперативно решать сразу несколько задач: 

• контролировать выполнение операционных задач;
• всегда учитывать текущий план и ограничения, особенно при составлении расписания сотрудников для торговой точки;
• работать с персоналом, ставя им задачи и проверяя их выполнение;
• гибко реагировать на изменение бизнес-показателей и корректировать работу персонала.

Для этого руководителям важно иметь под рукой удобный инструмент, в идеале — с возможностью просмотра показателей в онлайн-режиме в любой момент, например, с личного смартфона. Именно такой инструмент мы реализовали для KFC в рамках кастомной ERP-системы. С его помощью руководители могут: Составлять расписание сотрудников. График работы сотрудников строится с учётом финансовых показателей работы за прошедшие периоды и текущего плана продаж. Автоматизированная система сама сформирует оптимальное расписание с учётом всех ограничений. Также руководитель может вручную скорректировать расписание.

• Смотреть наглядные дашборды с отчётами. Отчёты и дашборды помогают менеджменту быстро анализировать текущую ситуацию и принимать оперативные решения. Система агрегирует все чеки из ресторанов в режиме реального времени, и на основе этих данных строятся графики и отчёты для руководителей. Для каждого показателя указано плановое и фактическое значение за определённый период: квартал, месяц, неделя, день или час. В разделе «Показатели» есть сводный дашборд с основными данными в формате «план/факт». Из него можно перейти к более подробным отчетам по каждому из показателей.
• Контролировать KPI в онлайн-режиме. Управляющий может смотреть статистику выполнения KPI по нескольким торговым точкам. При этом, линейные сотрудники не имеют доступа к системе, но могут видеть статистику и план работы магазина. 
• Ставить задачи подчинённым и контролировать их выполнение. Детализированная стандартизация всех процессов — то, что отличает успешные ритейл-проекты и сетевые франшизы. Чтобы стандарты соблюдались, важны процессы регулярной проверки на всех уровнях. Отчёты и чек-листы помогают контролировать рабочие процессы и поддерживать стандарты. В коротких, но информативных чек-листах учтены все, даже мелкие подзадачи. Как показывает практика, соблюдение мелких ежедневных задач влияет на результат работы всей компании.

Делай три! Автоматизация HR-задач

Все самые крупные HR-процессы: онбординг, быстрое введение сотрудника в курс дела по его задачам, оформление справок и отпусков, создание удобной базы знаний для персонала, объявления для всех сотрудников компании — тоже можно автоматизировать.

• Знакомство и онбординг. Рассказать о компании, ключевых лицах, процессах можно при помощи удобного внутреннего приложения. Это сократит время, которое тратит на каждого нового сотрудника HR-менеджер и сделает онбординг качественным, независимо от человеческого фактора. 

• Развитие сотрудников — обучение и аттестации. В крупных компаниях и федеральных сетях вопрос организации внутреннего обучения сотрудников стоит остро. Очень часто сотрудники воспринимают внутреннее обучение как формальность и проходят его «для галочки». Когда перед нами встала задача по оптимизации обучения, мы сделали его на основе геймифицированной механики. Сотрудник листает ленту, выбирает курсы, нажимая на «плюс», затем заходит в раздел «Моё обучение» и изучает те курсы, которые выбрал. Этим разделом можно управлять: удалять курс, который уже пройден или стал неинтересен. Важным пунктом тут является поощрение. Важно, чтобы офисная учёба ассоциировалась не с принуждением, а пользой. У каждого курса может быть своя стоимость: сотрудник зарабатывает баллы при успешном прохождении и может обменять их на подарки от компании.

• Мотивация сотрудников. Во внутреннем корпоративном приложении можно монетизировать всё, что угодно. В нашем проекте сотрудников награждали баллами за то, что те предлагают идеи по развитию компании, делятся новостями, постоянно обучаются и обрастают новыми скиллами. Заработанные баллы сотрудник может потратить на понравившийся товар во внутреннем магазине. Список товаров ведёт администратор: пишет название, указывает стоимость (баллы) и количество (сколько штук есть в наличии на складе), загружает изображение. После того, как сотрудник оставил свою заявку, администратор выдаёт товар со склада, а количество баллов пользователя будет пересчитано.
• Новости компании. Лента новостей — хороший инструмент для оповещения сотрудников о важных внутренних событиях, а также для сбора обратной связи. Дизайн этого блока можно стилизовать под привычную всем ленту в соцсетях.

• Рейтинги сотрудников. Выстроить собственную систему рейтингов важно не только для руководителей и HR-менеджеров, но и для линейного персонала. Так наглядно можно видеть свои баллы, заслуги и достижения, а также «слабые места», над которыми можно потрудиться в будущем.

Так у руководства компании есть возможность оценивать и сравнивать работу сотрудников. Например, «Лабиринт» на основании рейтингов курьеров разработал для них систему мотивации.

Автоматизация процессов торговли — это скорее неизбежное будущее, чем прихоть прогрессивных топ-менеджеров. Оптимизировать свои процессы вынужден будет почти каждый участник рынка. Часть инициатив (маркировка, сертификация) исходят напрямую от регулирующих органов, а часть — необходимость, продиктованная темпами бизнес-задач. Чем больше процессов оптимизировано, тем больше остаётся ресурсов на развитие новых направлений и стратегическое планирование. Многие считают, что автоматизация внутренних процессов — дорого и им можно пожертвовать. Но именно она может стать зоной роста компании: линейные сотрудники будут эффективнее выполнять свою работу и быстрее вливаться в компанию. Руководители — оперативно отслеживать и корректировать бизнес-показатели. К тому же, есть способы сделать эти решения дешевле для компании: например, использовать BYOD  (Bring Your Own Device) — приложение устанавливается на личные смартфоны сотрудников — и кроссплатформенную разработку, которая позволяет сэкономить до 40% стоимости проекта.