Один из способов сократить издержки в любой компании — интегрировать автоматизацию бизнес-процессов в систему управления. Она избавит большое количество сотрудников от монотонной и рутинной работы. Хотя автоматизация разных уровней внедряется повсеместно в компании различного масштаба, многое остаётся непрояснённым. В этой статье постараемся раскрыть нюансы этого процесса, чем он полезен для бизнеса и зачем нужен банкам.

Что такое автоматизация бизнес-процессов банка 

Автоматизация бизнес-процессов — это процесс передачи части функций сотрудников специальным цифровым системам. К примеру, компания может работать с входящими заявками вручную и вести бухгалтерию на счётах. Но можно подключить специальную информационную или CRM-систему или внедрить онлайн-сервис для бухучёта. Такие программы сами обрабатывают входящие заявки, показывают актуальные данные по оплатам и направляют отчёты в налоговую службу.

Системы автоматизации помогают персоналу выполнять повседневные задачи быстро и эффективно. А высвобожденное время сотрудники могут потратить на развитие профессиональных навыков или улучшение soft skills.

Банковский сектор, как и остальные отрасли бизнеса, успешно автоматизируется. Для чего банкам автоматизация:

• увеличение скорости обработки данных;
• контроль за всеми отделениями и филиалами;
• создание банковских продуктов, подходящих для клиентов из разных регионов;
• высокая скорость принятия решений в вопросах выдачи кредитов;
• прозрачное управление кредитной историей и портфелем;
• предотвращение попыток мошенничества со стороны клиентов и сотрудников банка.

Автоматизация работы банка устанавливает единый стандарт и порядок оформления документов на оказание финансовых услуг. Благодаря такому информационному решению обслуживание упрощается и ускоряется, что сказывается положительно на лояльности к банку со стороны клиентов. Кроме того, выстраивается быстрая и надёжная работа банка. Менеджменту и руководству банка становится проще создавать новые и развивать удачные продукты и услуги. Время, сэкономленное на автоматизированных процессах, можно инвестировать в улучшение сервиса обслуживания или продвижения бренда и ключевых услуг.

Цели автоматизации бизнес-процессов: что можно и нельзя автоматизировать

Внедрение системы автоматизации возможно почти во все процессы предприятий любого масштаба. Ну нужно помнить, что лучше всего она работает на часто повторяющихся и типовых операциях, таких как:

• управление сделками;
• запуск email-рассылки или SMS-оповещений клиентам;
• ведение документооборота;
• бухучёт;
• автоплатежи контрагентам и партнёрам.

Лучше всего начать автоматизацию именно с них. На каждый такой процесс на рынке существуют готовые решения. Это удобно для небольших предприятий.

Операции посложнее, например, управление производством и кадрами, контроль качества продукции, тоже можно автоматизировать. Такие системы подходят для среднего и крупного бизнеса, ведь для их обслуживания потребуется целый штат поддерживающих специалистов и крупный бюджет.

Нельзя автоматизировать те сферы бизнеса, в которых ключевую роль играет человеческий контакт и умение наладить личное доверие. Вот ещё несколько случаев, когда автоматизация будет только мешать:

• ранние стадии запуска бизнеса — на первых порах лучше сконцентрироваться на всех процессах, а спустя какое-то время решать, что можно автоматизировать;
• компании не нужны новые клиенты, так как она работает с пулом постоянных заказчиков;
• небольшой ежемесячный оборот, в таком случае затраты на внедрение автоматизации не окупятся;
• бизнес-процессы нестабильны или не налажены — это характерно либо для молодых организаций, либо для специфичных сфер бизнеса, которые зависят от многих окружающих факторов.

При интеграции систем автоматизации важно помнить, расходы на неё должны быть соизмеримы с экономической выгодой. Автоматизация — это не всегда быстро и дешёво. Зачастую нужно провести целое внутренне исследование процессов, прежде чем определиться с системой, которую предстоит автоматизировать.

Ключевые направления автоматизации бизнес-процессов в финтехе

Возможность качественно и быстро обслужить клиента — не конкурентное преимущество, а необходимый минимум клиентского сервиса, предъявляемый к современному банку. Чтобы попасть в ТОП-лидеров финансовой отрасли, нужно предлагать актуальные продукты и услуги, а также оперативно реагировать на потребности клиентов.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать банку:

• Зарплатный проект. Обычно зарплату начисляет несколько сотрудников или специальный бухгалтер по зарплате. Два раза в месяц они сверяют количество отработанных часов, больничные и отпуска. Затем отправляют зарплатные ведомости в банк. Если случится сбой в загрузке, все данные в реестр нужно будет вносить заново и можно не успеть начислить зарплату вовремя. Интегрированная система автоматизации поможет вести все зарплатные ведомости в электронном виде с бэкапом (автосохранением данных) и отправлять все данные в срок.
• Оплата счетов. Как правило, выставленные счета подписывают у руководителей и вносят в систему. После согласования обеими сторонами проходит платёж и данные отображаются у обеих сторон. На это уходит несколько дней, а если выпадают выходные или праздники, то процесс может растянуться на недели. В специальной автоматизированной системе можно выставить счёт на оплату в считанные секунды, сократить ресурсы бухгалтерии и избавиться от случайных ошибок.
• Получение выписки. Раньше контролировать движение денег по счетам нужно было вручную. С интегрированным решением можно получать выписки по неограниченному количеству счетов.
• Оплата по факту. Когда нет уверенности в надёжности клиента, в системе можно настроить временное удержание средств на его счёте до получения товара или услуги. Покупатель единовременно вводит данные своей карты и даёт согласие на доступ к счёту, чтобы списание произошло после заказа. Продавец холдирует необходимую сумму, а после выполнения условий, автоматически получает средства на счёт.

Системы автоматизации, которые внедряет бизнес, часто работают на Camunda. Это платформа с открытым исходным кодом для моделирования бизнес-процессов, написанная на Java. Это набор готовых библиотек, которые позволяют выполнять заданные процессы. Для интеграции Camunda в проект нужно добавить несколько правил взаимодействия и задать условия.