Свой контур над 1С и ERP: что оставить в учётной системе, а что вынести

Представьте ситуацию: руководитель отдела третий месяц ждёт доработку в 1С. Ему нужен новый статус заявки и другой порядок расчёта. Пока задача стоит в очереди у программистов, отдел ведёт процесс в Excel. Сотрудники заполняют таблицу, а потом вручную переносят итоги в 1С. Если кто-то ошибся при переносе, руководитель узнаёт об этом из отчёта в конце месяца.

Через месяц руководитель снова меняет правила и ставит программистам новую задачу. Очередь растёт, и таблица рядом с 1С становится главным рабочим инструментом отдела.

В этой истории процесс меняется быстрее, чем учётная система. Руководитель не может ждать каждую правку месяцами.

Что делать? Точно не нужно заменять всю систему управления ресурсами предприятия (ERP), особенно если это 1С и в ней весь учёт компании. Мы в Surf обычно оставляем учёт на месте, а для процесса строим свою систему поверх 1С или ERP. Ниже разбираем, где провести границу между учётом и процессом.

Доработать, надстроить или заменить

Когда отдел месяцами ждёт доработку в 1С или другой ERP, на ум первыми приходят два варианта: доработать учётную систему или заменить её.

Если меняется сам учёт, подходит доработка ERP. Например, меняется план счетов или появляется новая форма отчётности. Замена нужна, когда старая система мешает компании работать.

Есть третий вариант — надстройка над 1С. Учёт вы оставляете в ERP, а процесс переносите в отдельную систему. Такая своя система поверх 1С берёт оттуда данные и возвращает туда результат работы. Учётная система при этом работает как раньше.

Наша область — второй вариант и всё, что не входит в саму ERP или 1С: системы для процессов и их интеграции с учётом. Учётная система остаётся источником мастер-данных, а сотрудник работает в интерфейсе, который мы строим поверх неё.

ERP хранит справочники, мастер-данные, учёт и первичные документы. Своя система ведёт процесс: статусы, правила и интерфейс. С ней работают сотрудники, в том числе с телефона. Другие сервисы обмениваются с ней данными.

Почему процесс трудно менять внутри ERP

ERP — отдельный класс продуктов. В ней тысячи бизнес-сущностей, которые складывались десятилетиями.

В крупной компании вокруг ERP работают другие системы, и даже простую правку приходится вносить в несколько из них. У каждой системы своя команда с очередью задач, поэтому пользователь получает правку нескоро.

Учёту такая скорость подходит. Справочники и документы в нём меняются редко и по правилам, а бухгалтерии нужно, чтобы учёт работал одинаково из месяца в месяц. С процессом всё иначе: руководитель отдела хочет менять статусы и расчёты каждый месяц.

Расширение 1С — та же доработка внутри ERP, и подходит оно для тех же случаев, когда меняется сам учёт.

Когда процесс пора выносить

Проверьте процесс по четырём признакам. Если он подходит хотя бы под один, его стоит обсудить как кандидата на свою систему.

1. Правила меняются чаще, чем выходят доработки. Вы пересматриваете статусы, расчёты или маршрут процесса быстрее, чем программисты успевают выпустить правку. Пока они работают над ней, сотрудники ведут процесс по новым правилам в таблице.
2. Сотруднику нужен экран под его работу. В 1С он видит учётную форму документа. А ему нужно открыть приложение и сразу увидеть свои задачи и их статусы.
3. Для одной операции нужны данные из нескольких систем. Сотрудник сверяет 1С с таблицей и почтой, прежде чем закрыть задачу. При каждой сверке он тратит время и может ошибиться. В своей системе эти данные можно собрать в одном месте.
4. Рабочее место далеко от компьютера. Сотрудник стоит у станка или ездит по объектам. Ему нужно мобильное рабочее место на телефоне или планшете.

Где проходит граница между ERP и своей системой

Границу проще всего провести по тому, как часто и по каким правилам меняются данные. В ERP остаётся то, что меняется редко и по правилам учёта. Правила процесса, которые меняются вместе с бизнесом, переносят в свою систему.

Про каждую часть процесса спросите, кто и как часто её меняет. Если справочник клиентов правят редко и по регламенту, он остаётся в ERP. Статусы заявки, которые руководитель отдела меняет после очередного совещания, лучше держать в своей системе.

Бывает, что в одной части процесса есть и то и другое. Тогда её делят: данные оставляют в ERP, а правила, по которым с ними работают, переносят в свою систему.

На схеме — что остаётся в 1С или ERP, а что переносят в свою систему.

Первичные документы остаются в ERP вместе со справочниками: по ним бухгалтерия ведёт учёт. Правила, расчёты и экраны сотрудников переносят в свою систему. В мире крупных ERP этот принцип называют «чистым ядром»: учётное ядро держат стандартным, а то, что часто меняется, строят снаружи.

Что мы уже сделали поверх систем, которые были у заказчиков до нас:

• Сеть заводов. Мобильное приложение для инженеров поверх веб-платформы, которая уже была у заводов. Информация стала поступать в цеха в 15 раз быстрее.
• Завод. Система сквозного планирования производства. Рядом с ней 1С остаётся контуром регламентированного учёта.
• KFC. Своя система для менеджеров ресторанов. Данные автоматически передаются в неё и в систему табельного учёта. Результат: –10 часов в неделю на рутину у менеджеров.

Как связать свою систему с ERP

Работать в своей системе удобно, только если сотрудники видят в ней те же справочники и цифры, что и в учёте. Поэтому сначала мы смотрим, как сейчас работают люди и с какими системами предстоит связаться. Так видно, какие данные сотрудники сейчас берут из 1С и что потом вносят обратно. Дальше решаем, что должна уметь сама система и как она стыкуется с ERP.

Данные. Справочники ведут только в ERP, а своя система вовремя получает их изменения. Так у каждого справочника остаётся одна версия, и сотрудникам не нужно сверять две базы между собой. Бухгалтерия продолжает работать в 1С и видит там результат процесса, как и раньше.

Интеграции. Своя система связана с 1С или ERP на входе и на выходе процесса: берёт оттуда справочники и исходные данные и возвращает в учёт итог работы. Прежде чем строить интеграцию с 1С, мы разбираем коннекторы 1С и других систем — точки, через которые они обмениваются данными. Если внешней системе не хватает методов интеграции, мы выдвигаем к ней требования.

Интеграции мы сразу покрываем тестами. Если своя система заменяет часть старой, мы повторяем её интеграции с внешними системами один в один. Внешние системы не должны заметить замену: они отправляют и получают данные так же, как раньше.

Интерфейс. Экраны мы строим по тому, как люди работают сейчас. Можно сохранить привычное расположение элементов, чтобы не переучивать сотрудников, или собрать три экрана в один. На экране сотрудник должен видеть данные из ERP и из своей системы вместе, чтобы не открывать 1С ради справки.

Из ERP в свою систему приходят мастер-данные. Сотрудники ведут процесс на её экранах, а итог процесса уходит обратно в ERP.

В сроки стоит заложить отдельный этап отладки с внешними системами. Мы проводим её позже, когда интеграции уже покрыты тестами. Работаем по фиксированной цене.

Когда менять систему целиком

Бизнес меняется быстрее, чем его системы. Строить поверх старой системы имеет смысл, пока она справляется со своей частью работы. Если система стала тормозом, её пересобирают.

Саму 1С, SAP или Oracle мы не заменяем: наша работа начинается там, где нужна интеграция с ERP. Системы вокруг учёта — бэк-офис, CRM, системы для процессов — мы берёмся заменять и не боимся таких задач.

При замене компания рискует данными и интеграциями, а людям приходится переучиваться. Поэтому сначала мы разбираем границы старой системы, её процессы, данные и интеграции. Новую систему связываем с ERP так же, на входе и на выходе.

Перед тем как менять систему целиком, проверьте, можно ли сначала вынести из неё процесс. Если признаки из списка выше совпали, начать стоит со своей системы поверх учётной.

С чего начать

Эти шаги можно сделать своими силами до разговора с подрядчиком. С них начинаем и мы, когда разбираем новый процесс. Делать их лучше вместе с сотрудниками, которые ведут процесс каждый день.

1. Описать, как процесс идёт сейчас. Пройдите путь одной заявки от начала до конца. Запишите, в каких системах и таблицах её ведут и в каких чатах обсуждают. На этом шаге видно, где сотрудники переносят данные вручную.
2. Отметить, где процесс зависит от ERP. Найдите этапы, на которых сотрудники ждут доработку 1С или уходят работать в Excel. Эти места станут первыми задачами для своей системы.
3. Решить, что остаётся источником данных. По таблице выше отметьте, какие данные процесс берёт из ERP и что он создаёт сам. Справочники и учёт оставьте в ERP. Правила и статусы процесса запишите отдельно: их вы перенесёте в свою систему.
4. Выбрать один процесс для первой системы. Возьмите тот, правила которого вы меняете чаще всего. На одном процессе проще проверить связку с ERP, прежде чем переносить следующие.

После этих шагов у вас будет описание процесса и граница с ERP. С ними подрядчик сразу увидит процесс и системы, которые нужно связать. Учёт останется в 1С, а сотрудники будут работать в своей системе, которую можно менять вместе с бизнесом.