KFC DSR

Переход с бумаги на цифру — система для управления бизнес-процессами в ресторанах KFC в России и СНГ

Клиент

KFC — международная сеть ресторанов быстрого питания. Всего в мире 21 000 ресторанов KFC. «Ям Ресторантс Раша» представляет бренд KFC на территории России, Казахстана, Киргизии и ещё нескольких стран Восточной Европы. У компании 50 собственных и более 1 300 партнёрских ресторанов.

Задача

Создать единую IT-систему для финансовой аналитики и ведения бизнес-процессов в ресторанах KFC в России и СНГ

До этого у компании не было единой IT-системы. Каждый партнёр решал задачу управления процессами по-своему. В результате, бизнес-процессы были разрознены, единой статистики не было.

  • Менеджеры смены, директора, территориальные управляющие ресторанов KFC заполняли отчёты и чек-листы на бумаге.
  • Директор ресторана планировал рабочую неделю в экселе и переносил вручную в календарь Google или Outlook, где ее мог видеть управляющий.
  • Расписание сотрудников составляли в проприетарном десктопном приложении ESP, которое было невозможно интегрировать с другими системами или доработать под нужды компании.
  • Рабочее время сотрудников менеджеры ресторанов KFC фиксировали в бумажном журнале и вручную переносили данные в систему табельного учёта. В некоторых ресторанах работала система учета рабочего времени по отпечатку пальца. Но она дорого стоила и её было легко обмануть с помощью скотча.

Нужно было помочь KFC перевести процессы с бумаги на цифровые носители. Для этого решили разработать ERP-систему, которая автоматизирует многие бизнес-процессы на кухне и интегрирует партнёров из разных городов и стран в общую экосистему.

Вызовы

  • Перевести все бизнес-процессы — отчётность, составление расписания сотрудников, планирование и контроль — с бумаги на цифровые носители и интегрировать в единую IT-систему. 
  • Реализовать для сотрудников возможность работать вне офиса через мобильное приложение и отслеживать онлайн показатели ресторанов.
  • Создать простую в использовании систему распознавания лиц и автоматизировать учёт рабочего времени для 1400 ресторанов KFC.
  • Интегрировать систему с корпоративным порталом Workplace и программой для табельного учёта.

Что получилось

У KFC появилась Digital Successful Routine (DSR) — информационная система, которая автоматизировала финансовую аналитику и управление бизнес-процессами в ресторанах в России и СНГ. Для нее разработали мобильное приложение. Так как вся информация теперь оцифрована и хранится на сервере, компания может вести статистику, строить отчёты и отслеживать показатели в реальном времени.

Менеджеры смен могут заполнять чек-листы, контролировать приход и уход сотрудников и ставить им задачи онлайн. Автоматизация рутины в DSR экономит каждому менеджеру 10 часов в неделю.

Директора ресторанов и территориальные управляющие могут установить приложение на личные телефоны, отслеживать показатели удалённо и корректировать работу ресторана в режиме реального времени.

Важной частью системы стало приложение для распознавания лиц сотрудников ресторанов. Оно помогло автоматизировать учёт рабочего времени. Лица сотрудников распознаются без ошибок, обмануть систему невозможно.

В 2021 году система получила несколько наград на Tagline Awards.

Как мы это сделали

Учли потребности разных групп пользователей

Перед разработкой системы DSR провели подготовительную работу: проанализировали работу менеджера и директора, провели интервью сотрудников.

В результате выявили три группы пользователей системы:

  • Менеджеру смены нужно видеть в режиме реального времени показатели ресторана, каждый день заполнять чек-листы, следить за соблюдением расписания сотрудниками и ставить им задачи.
  • Директору ресторана нужно видеть операционные показатели, список задач ресторана, отчёты сотрудников.
  • Территориальному управляющему нужна сводная отчётность по показателям всех ресторанов, которые он контролирует, календарь, где он может планировать проверки, и чек-листы проверок. 

Это определило структуру приложения: есть общие для всех экраны, а есть доступные только менеджеру, директору или управляющему.

Экономия бюджета

95% будущих пользователей приложения использовали андроиды. Айфоны были у некоторых управляющих и директоров ресторанов. В такой ситуации разрабатывать отдельное приложение для iOS было дорого. Можно было раздать пользователям iOS корпоративные Android-смартфоны, но сотрудникам это неудобно, а для компании —  дополнительные расходы на их покупку. 

Поэтому решили использовать для приложения кроссплатформенную технологию Flutter. Она позволяет создать единое приложение для Android и iOS и экономит до 40% бюджета.

Сократить бюджет проекта помогла и концепция Bring Your Own Device. Она значит, что директора ресторанов и территориальные управляющие могут устанавливать приложение на личные телефоны.

Конструктор для чек-листов

Сотрудники ресторана заполняют чек-листы каждый час. По чек-листам формируется статистика о качестве работы ресторана и сотрудников. Когда они заполнялись в бумажном виде, невозможно было собирать статистику или оперативно реагировать и вносить изменения в работу ресторана. Поэтому чек-листы было важно автоматизировать. 

Мы реализовали конструктор для сборки чек-листов. Им можно управлять через удобную панель администрирования. Можно составлять новые чек-листы или корректировать текущие, добавляя или убирая разные UI-компоненты: выбор ответа ДА/НЕТ, поля для ввода, выпадающие списки и др. 

Менеджеру удобно заполнять чек-листы через приложение. А директор и управляющий видят их в режиме реального времени и могут быстро реагировать на изменение показателей.

Удобная авторизация пользователей

KFC использует единый SSO (single sign on) сервис для всех приложений. Сотрудник авторизуется в системе один раз, у него единый логин-пароль. Мы интегрировали приложение DSR с этим сервисом.

Упростили распознавание лиц и предупредили мошенничество

Чтобы предотвратить мошенничество, системе распознавания лиц важно понимать, когда перед ней настоящее лицо, фотография или экран с видеозаписью. Для этой задачи подошла 3D-камера Intel RealSense со встроенным ToF датчиком — он строит карту глубины, что помогает отличать объемное лицо от плоского изображения.

Так как в некоторых ресторанах может быть нестабильный интернет, распознавание должно было происходить локально, на стороне клиента. Для этого мы использовали библиотеку Face SDK.

С 3D камеры мы получаем два фрейма: один цветной, другой — с картой глубины. Они передаются библиотеке для распознавания. Библиотека находит лицо на фотографии и получает из него цифровой слепок. С помощью модуля Recognizer слепок сравнивается с другими и в случае совпадения определяется, чьё это лицо. Потом модуль DepthLivenessEstimator и карта глубины проверяют — в кадре  реальный человек или плоское изображение?

Результат распознавания уходит на сервер DSR.

Дружелюбный интерфейс для сотрудников

В приложении распознавания лиц реализовали дружелюбный UI в фирменном стиле KFC. Система приветствует сотрудника, желает хорошей смены, даёт дополнительную информацию, нужную для работы — например, его цели и задачи на день.

Интерфейс сделали простым и понятным для сотрудников. Тщательно проработали пограничные кейсы:

  • лицо найдено и распознано, но его нет в базе,
  • лицо не найдено,
  • ошибка приложения,
  • ошибка связи с сервером,
  • превышен тайм-аут и т.д.

В этом случае важно не поставить человека в неловкое положение и не вызвать у него негативных эмоций.

Запуск без ошибок

Сперва провели пробный запуск приложения для распознавания лиц в одном из ресторанов KFC. За месяц работы система показала стопроцентную точность: ни разу не было ситуации, когда она не распознала человека.

Интеграция возможностей в единую систему

DSR построена на микросервисной архитектуре. Для системы распознавания лиц мы создали отдельный сервис и интегрировали его с DSR.

Android-приложение получает из DSR актуальный список сотрудников ресторана. Менеджеру делает фотографии сотрудников ресторана прямо с устройства и добавляет их в базу для системы распознавания. Система отправляет время фактического начала и завершения смены:

  • в систему DSR для расчёта производительности и других операционных показателей работы ресторана (например, можно посмотреть средний чек каждого кассира смены),
  • в систему табельного учёта для расчёта зарплаты.

Директор ресторана и менеджеры смены могут смотреть отчёты о фактически отработанном времени, показатели ресторана, отслеживать заполнение чек-листов в режиме реального времени со своего устройства.

Давайте создадим мобильное приложение под ваши задачи вместе
Обсудить проект
Обсудить проект